Gobierno Corporativo

Por la Contraloría General de la República. 07/10/2020

Transformación Digital: una ruta de eficiencia como base de las reformas del Estado.

• La transformación digital propicia eficiencia en el uso de los recursos y genera ahorros para el Estado, tanto a nivel institucional como desde la perspectiva integral.

• Para alcanzar los beneficios de la transformación digital en el sector público es necesario potenciar los factores que contribuyen a la integración de los actores, mediante el fortalecimiento de la gobernanza digital.

• Ante la necesidad de reformas del Estado, la transformación digital permitirá mejorar el diseño institucional, repensar las competencias y atribuciones normativas; así como, fortalecer los modelos de gestión pública.

Relevancia

En la actualidad, la Administración Pública se encuentra inmersa en un entorno complejo que requiere de soluciones novedosas e innovadoras para responder a los múltiples problemas que enfrenta la sociedad, para lo cual es necesario alcanzar niveles de eficiencia en la gestión pública, tanto a nivel institucional como desde una perspectiva sistémica, que permita obtener los beneficios y las bondades de una visión integral. Ante esta situación, la transformación digital permite generar respuestas y oportunidades al sector público para que pueda continuar y mejorar la prestación de los servicios. Esta reflexión forma parte de un conjunto de reflexiones que abordan el tema de la transformación digital en el Sector Público, el cual toma relevancia en este contexto de emergencia.

Transformación Digital y eficiencia institucional

El sector público se encuentra en un contexto muy complejo y con retos importantes, ya que la pandemia configura uno de los desafíos más grandes en la era moderna. Las implicaciones abarcan distintos ámbitos, entre ellos, la salud, la economía, así como, temas sociales y ambientales, y particularmente en nuestro país se desarrolla bajo una comprometida situación fiscal, tanto por su punto de partida con un alto déficit fiscal y un fuerte endeudamiento, como por la disminución de los ingresos públicos producto de la contracción de la economía.

Bajo este escenario, es fundamental que el Sector Público transforme su gestión, apoyándose en la transformación digital, de manera que se propicie la eficiencia de las instituciones sobre el uso de los recursos y esto se convierta en ahorros para el Estado. A partir de estimaciones de la Contraloría General, para el periodo 2010-2018 se evidenciaron potenciales ahorros  que oscilan entre el 2,5% y 2,9% del PIB bajo un escenario de integración sectorial, que implica interacción entre las organizaciones exclusivamente dentro de un mismo sector. Estos niveles serían mayores, si derivaran de la interacción de los distintos actores institucionales, con una visión común, partiendo de una gobernanza digital que considere objetivos comunes, pues, ante esta eficiencia integral los márgenes de ahorro aumentan hasta alcanzar valores de 8,3% y 8,5% del PIB.

Por lo tanto, es importante para el país, que se tomen las medidas que permitan mejorar la eficiencia, aprovechando las oportunidades que trae consigo la transformación digital e implementar los ajustes requeridos dentro de las organizaciones, los cuales involucran cambios culturales, en sus procesos y la estrategia, además de una visión sistémica, tomando como punto de partida el fortalecimiento de la integración a nivel del sector público mediante la gobernanza digital.

Gobernanza y transformación digital 

Para alcanzar los beneficios de la transformación digital dentro del sector público es necesario potenciar los factores que contribuyen con la integración de los distintos actores, los cuales permitirán superar barreras estructurales que históricamente han limitado su eficiencia. Al respecto, la aplicación de nuevos modelos de gobernanza a la gestión pública ha tomado mayor relevancia al momento de explicar las interrelaciones entre las partes interesadas y su impacto en la generación de valor público.

En cuanto al concepto de gobernanza digital resulta relevante diferenciarlo del gobierno digital, de tal forma que la primera abarca la interacción entre las partes en un entorno marcado por reglas y normativa desde una perspectiva sistémica, por su parte el gobierno digital se enfoca en la implementación y uso de tecnologías digitales como parte de la gestión pública.

Cabe añadir, que en un entorno en donde la Administración Pública se ve inmersa en cambios constantes, tanto en la forma en que se brindan los servicios públicos como en las necesidades de la ciudadanía que se atienden, es necesario consolidar un modelo de gobernanza claro, que permita el establecimiento de roles y trabajo conjunto con miras a lograr una mejora en términos de eficacia, eficiencia, participación ciudadana y transparencia, todo en un marco que propicie la rendición de cuentas y el cumplimiento de la normativa. En ese marco, Costa Rica continúa enfrentando grandes desafíos en el modelo actual de gobernanza digital, las cuales se convierten en aspectos relevantes de mejora, que permitan a la Administración Pública la implementación de las reformas institucionales y del Estado requeridas para garantizar la eficiencia, la continuidad en la prestación de los servicios públicos y la optimización de los procesos.

Una oportunidad para la reforma del Estado

Desde una perspectiva integral, la transformación digital puede contribuir de manera horizontal a mejorar el diseño institucional de la Administración Pública, de tal manera que la implementación de las reformas del Estado requeridas, pueda llevarse a cabo bajo estándares de alta eficiencia respondiendo a las necesidades ciudadanas.

Ante la necesidad actual de Costa Rica para efectuar dichas reformas del Estado que permitan superar las barreras que históricamente han limitado el buen funcionamiento de la Administración Pública, el país debe aprovechar la oportunidad que trae consigo la transformación digital para mejorar el diseño institucional, repensar las competencias y atribuciones otorgadas por la normativa vigente y fortalecer los modelos de gestión pública en busca de mayores niveles de eficiencia, garantizando la continuidad y sostenibilidad en la prestación de los servicios.

Ahora más que nunca se reconoce que la transformación digital amplía las perspectivas y posibilidades de las instituciones, para innovar y buscar nuevas formas de brindar los servicios públicos y garantizar la continuidad y cobertura aún en condiciones adversas. Además, es un elemento necesario para las reformas del Estado en búsqueda de mayores eficiencias.

Conclusión

En un contexto de incertidumbre y alta volatilidad, la transformación digital resulta en una oportunidad para superar las barreras estructurales que limitan la obtención de mayores niveles de eficiencia, eficacia de la gestión pública y que consecuentemente repercute en la prestación continua y eficiente de los servicios públicos. Esa transformación digital se convierte también en un apoyo o base para las reformas estructurales necesarias en el país. Esas reformas implican cambios importantes en la gestión pública, las cuales permitan incrementar la capacidad de adaptarse y responder a las necesidades ciudadanas bajo una perspectiva sistémica e integrada, fortaleciendo la gobernanza digital.

Gerencia Estrategia y Gobierno Corporativo. 30/03/2020

Picatoste Fernando. (29 de marzo del 2020). Claves para la gestión estratégica de las organizaciones ante la Covid-19, España.

Claves para la gestión estratégica de las organizaciones ante la Covid-19

La crisis originada por la Covid-19 no tiene precedentes. Aunque a lo largo de la historia ha habido numerosos casos de pandemias, con distintos niveles de impacto y afectación, ninguna ha sido tan global ni tan mediática.

En este escenario actual, las empresas desempeñan un papel fundamental. Como actores clave de la economía, las organizaciones tienen una responsabilidad con la sociedad que se materializa en efectuar una adecuada gestión y, además, en garantizar la seguridad de todos sus empleados.

Producto de la relevancia de las empresas en situaciones de crisis, a lo largo del presente artículo se desarrollan un conjunto de prácticas que pretenden servir como reflexión para las organizaciones y como punto de acción adicional para todas ellas, con el objetivo de favorecer su planificación en la continuidad de negocio y facilitar la gestión de emergencias.

La singularidad del momento presente en el que nos encontramos determina que las prácticas empresariales propuestas estén sugeridas desde la prudencia y el respeto por la grave situación en la que nos encontramos.

Alta Dirección y equipos

La Alta Dirección de las compañías tiene un rol fundamental en la gestión de las crisis. En estos periodos de dificultad es necesario que tomen las riendas y adopten decisiones ágiles, que tengan en cuenta el horizonte temporal y hagan sostenible la actividad de la empresa, todo ello en un entorno volátil y cambiante.

La actitud y liderazgo de la Alta Dirección son fundamentales para marcar el rumbo de la organización y que clientes, accionistas, proveedores y empleados perciban que están en las mejores manos para superar cualquier dificultad.

Todas las compañías deberían contar con un Comité de Gestión de la Crisis, que establezca la estrategia y defina las actuaciones durante el periodo de emergencia, garantizando que se toman las decisiones de la manera más rápida y acertada posible.

Este grupo también debería evaluar los puntos fuertes y débiles de la compañía y de sus profesionales, para ajustar los procesos que se requieran en momentos determinados durante la crisis.

La comunicación con todos los públicos

Es aconsejable que todas las organizaciones establezcan un mecanismo de comunicación que les permita mantener la fluidez con sus diferentes públicos, tanto internos como externos.

Las medidas de aislamiento adoptadas como consecuencia de la crisis de la Covid-19 determinan que las organizaciones tengan que llevar a cabo iniciativas para facilitar su relación con: sus empleados, para explicarles las medidas y actuaciones, así como para facilitar sus inquietudes y gestionarlas; con sus proveedores, para conocer sus protocolos de respuesta frente a la crisis y el grado de garantías que pueden ofrecer en la prestación de sus servicios; y, por último, con todos los terceros interesados, como autoridades locales y nacionales, inversores, accionistas, reguladores o clientes, con el objetivo de compartir la propia estrategia de respuesta para mantener su confianza y gestionar sus expectativas.

Una crisis eminentemente sanitaria

No debemos olvidar que la crisis de la Covid-19 es una crisis principalmente sanitaria, aunque tenga un enorme impacto en otros ámbitos como el social y el económico. Por ello, la gran prioridad es la salud de los trabajadores.

Este componente sanitario, que caracteriza a la actual crisis, ha supuesto algunos cambios a la hora de afrontar su gestión. Ejemplo de ello es el cambio en la composición tradicional del comité de gestión de crisis, obligando a las compañías a incluir la figura de un profesional fuera de las usuales funciones de negocio, como es el experto sanitario.

La empresa debe reforzar la educación sobre seguridad sanitaria, establecer directrices contrastadas de autoprotección de los empleados y aumentar la conciencia sobre la seguridad y la prevención de riesgos.

Asimismo, la empresa debe reforzar la seguridad de los entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección de estos espacios, cumpliendo con los requisitos de gestión de la higiene de las autoridades de salud pública.

Además, para la mayor tranquilidad de los trabajadores, es recomendable que la empresa facilite el acceso a las consultas con el experto sanitario, que así podrá monitorizar la salud de los empleados.

Por otro lado, es fundamental no perderse en la gran cobertura informativa a la que asistimos estos días, así como a los infinitos datos proporcionados por las redes sociales acerca de la crisis. Por el contrario, mantener la cabeza fría, analizar las fuentes de información oficiales y seguir las directrices de las autoridades permite tomar las mejores decisiones. Con todo ello, los empleados deben recibir por parte de la Dirección protocolos claros de actuación.

Preservar los servicios críticos

La crisis de la Covid-19 está poniendo a prueba la capacidad de mantener la continuidad de negocio de las compañías, al afectar de manera significativa a uno de sus activos fundamentales, como son sus empleados.

Las organizaciones que cuentan con planes de continuidad de negocio es probable que tengan identificados sus servicios críticos y las estrategias de respuesta en caso de indisponibilidad de sus empleados. No obstante, aunque se cuente con estos planes, es posible que sea necesario dotarles de mayor flexibilidad y efectuar análisis más exhaustivos, ya que en muchos casos se han visto superados por una realidad que no habían contemplado. En esta crisis, las patologías previas de los empleados toman un cariz relevante a la hora de recalcular la criticidad de las tareas y estrategias de protección.

Anticiparse a los escenarios

La crisis de la Covid-19 ha roto moldes en cuanto a la velocidad de evolución de los escenarios para muchos sectores de actividad. De la noche a la mañana muchos negocios se han visto obligados a cerrar sus puertas y, con ello, su acceso a la liquidez. El próximo escenario podría ser la potencial parada total de actividades, salvo aquellas que se determinen críticas para la sociedad.

En esta situación, es importante plantearse algunas cuestiones, como cuánto tiempo puede aguantar la liquidez de la organización; cuáles de las medidas del Gobierno pueden ser eficaces para mejorar la situación; cómo gestionar vías de liquidez adicionales; qué medidas se pueden pactar con el ecosistema de la organización para tener mayor resistencia; u otros aspectos vinculados con la cadena de suministro y la planificación de la demanda.

Toda crisis conlleva un conjunto de oportunidades, por lo que es importante estar atentos a cómo estas se pueden aprovechar. Para ello, es fundamental efectuar una reflexión en relación a la actividad de la organización, analizar la tecnología para la atención al cliente, el comercio electrónico o la contratación no presencial de productos y servicios, lo que puede suponer un impulso definitivo en las estrategias de digitalización de las compañías.

Por último, es aconsejable establecer un mecanismo de vuelta a la normalidad con las mayores garantías posibles y que minimice los riesgos. Este protocolo debe ser comunicado de manera clara y definida a todos los empleados.

¿Y tras la crisis?

Una vez superada la situación de crisis, la organización debe salir fortalecida. Para ello, es necesario extraer un conjunto de lecciones aprendidas durante el periodo, y que se puedan poner en práctica en futuras ocasiones.

Además, se deben actualizar modelos, planes y protocolos de gestión de crisis y sensibilizar y formar a los empleados sobre estos planes en un entorno estable y de normalidad. Por último, es importante reflexionar sobre los órganos de gobierno y su actuación durante la crisis.

Con todo ello, se deberían enriquecer los planes de continuidad de negocio incorporando escenarios hasta el momento no considerados.

La vuelta a la normalidad y la capacidad para surgir con mayor fuerza dependerá, significativamente, de la confianza que las compañías se hayan ganado en la gestión de la crisis.