Publicación original:  9/12/2019 | Optimización de Gastos

Los mejores consejos para reducir tus gastos administrativos
Escrito por Bi-Credit | abril 2018

Aumentar tus ganancias e impulsar la rentabilidad de tu negocio requiere que ejerzas un cuidadoso control de los gastos administrativos.
 

No nos referimos a una reducción generalizada de los mismos, sino a que optimices el uso de tus recursos de manera que se cumplan los objetivos de tu negocio.
 

La planeación financiera y estratégica es la base de una empresa exitosa. Debes saber cuáles son tus metas, qué camino debes seguir para alcanzaras y cómo vas a financiarlo.
 

Parte de esos planes estratégicos para el desarrollo y crecimiento de tu empresa es decidir cómo utilizar los recursos de manera eficiente reduciendo o eliminando los gastos improductivos y dirigiendo la inversión de manera inteligente.

Planea y justifica
 

Para lograr el mayor control de los gastos administrativos es conveniente que sigas estos consejos:
 

• Registra todos los gastos de operación e identifica las tendencias. Un análisis cuidadoso te permitirá detectar las variaciones al alza o a la baja que se salgan de la norma y te ayudará en la toma de decisiones.

• Haz un análisis por áreas y pide a los encargados que justifiquen todos los gastos realizados y proyectados para identificar los que no son necesarios y se pueden reducir o eliminar.

• Elabora presupuestos y dales seguimiento para identificar malas prácticas o desvíos o detectar áreas donde el gasto no sea suficiente para la consecución de las metas propuestas.

• Compara tus presupuestos proyectados de gastos con los reales una vez realizados y haz los ajustes que sean necesarios.

• Haz consciente a tu personal de la importancia de controlar los gastos administrativos para mantener la rentabilidad de la empresa, y escucha las propuestas que hagan con ese fin.
   

Cuando sea necesario recortar...
 

Habrá ocasiones en que no tengas más remedio que aplicar recortes de gastos, pero esta decisión debe ser muy bien pensada para no afectar las operaciones de la empresa ni la calidad de sus productos o servicios.

Algunos renglones donde se pueden reducir gastos administrativos son:

• Personal. No se trata de ir directamente a los despidos, sino de buscar maneras de reducir los costos salariales mediante estrategias creativas como equilibrar de otra manera las remuneraciones para que la empresa pueda beneficiarse con prestaciones no gravables o deducibles.

• Gastos de representación. Llevar un control estricto de estos gastos y del manejo de la caja chica te puede ahorrar mucho dinero. Establece una política de gastos de representación y de viajes que aclare a tus empleados cuáles están justificados y aprobados y qué tipo de documentación comprobatoria deben presentar para facilitar tu deducibilidad fiscal.

• Subcontratación. Delegar algunas funciones administrativas en servicios de outsourcing puede ahorrarte costos de personal y de administración. Evalúa esta posibilidad.

• Ten un buen sistema de cobranza y gestiona de manera inteligente tus pagos. Por un lado, cobra a tiempo; y esto requiere que lleves un control de quién te debe, cuánto y cuál es su fecha de pago para que mandes recordatorios a tiempo. Por el otro, aprovecha los descuentos por pronto pago que ofrezcan tus proveedores cuando puedas hacerlo y paga a tiempo para evitar recargos.

Recomendaciones adicionales sobre reducción de gastos:

• Mantente al tanto de los precios de mercado de tus insumos para que renegocies con tus principales proveedores cuando detectes variaciones a la baja importantes que puedan beneficiar a tu negocio.

• Gestiona cuidadosamente tu inventario para que no tengas en bodega insumos que no vas a ocupar pronto (pero sí tienes que pagar) o productos terminados de baja demanda.

• Aprovecha la tecnología y utiliza software de gestión que liberan el tiempo de tu personal para que realicen actividades más productivas.

• Un consejo extra que no tiene que ver con reducción de gastos pero sí con optimización de tus recursos: pon a trabajar tu dinero. Una buena gestión financiera incluye invertir el capital cuando no esté en uso.

• El director financiero de tu empresa o un asesor externo pueden diseñar tus planes de inversiones de acuerdo a tus necesidades de efectivo para determinar los instrumentos y plazos más convenientes para que no pongas en riesgo tu dinero y tengas liquidez cuando la necesites.

• Controlar los gastos no tiene por qué afectar a tus operaciones. Analiza a qué se destinan tus recursos y decide cuáles gastos no productivos se pueden reducir o eliminar sin afectar la calidad de tus productos o servicios ni tu actividad empresarial.