Correcta comprensión, uso y eficiencia de la herramienta GPAx
A partir de ahora, toda Unidad Ejecutora debe realizar el registro de pérdidas operativas y cuasipérdidas a través del nuevo módulo de pérdidas disponible en la herramienta GPAx, la cual contiene una serie de espacios que son necesarios complementar; por lo que, para una correcta comprensión, uso y eficiencia en la gestión, a continuación, se enlistan algunas definiciones:
1-Riesgo: Es la posibilidad de pérdidas económicas debido a eventos adversos.
2-Evento de riesgo: Suceso o serie de sucesos, de origen interno o externo, que pueden derivar en pérdidas financieras para la entidad. Pueden ser de dos tipos: 1-incidencias, eventos que se han materializado; 2- eventos potenciales, aquellos que podrían materializarse.
3-Factor de riesgo: Causa u origen de un evento de riesgo operativo. Los factores son los procesos, personas, tecnología de información y eventos externos.
4-Pérdida Operativa: Son aquellas pérdidas económicas que sufre la institución como resultado de eventos relacionados con riesgo operativo.
5-Cuasipérdida: Eventos de riesgo que no resultan en pérdidas financieras.
6-GPAx: Herramienta utilizada para el reporte de pérdidas operativas y cuasipérdidas, llamada Gestión de Procesos Administrativos.
7-Usuarios del sistema: Aquellas personas trabajadoras que en su condición laboral tengan a cargo una Unidad Ejecutora, o bien, cuando hayan sido designadas por su superior inmediato para que cuenten con el acceso al módulo de pérdidas en GPAx.
8-Informe de pérdidas: Documento que resume los hechos presentados, las causas de origen, medidas de mitigación y monto de la pérdida o cuasipérdida. Este documento se debe emitir de acuerdo con lo indicado en las Disposiciones administrativas para la recopilación de pérdidas operativas cuasipérdidas y eventos potenciales del BCR (B-36-21).
9-Asiento contable: Registro de una transacción en el sistema contable del Banco, siguiendo el principio de partida doble. Las cuentas contables para el registro de pérdidas operativas están definidas en el Procedimientos para el registro de pérdidas operativas, cuasipérdidas y eventos potenciales en el Banco de Costa Rica (B-108-11).
10-Fecha ocurrencia: Fecha de cuando sucedió el incidente.
11-Fecha descubrimiento: Fecha en la que la Unidad Ejecutora se enteró del incidente.
12-Fecha conclusión: Fecha del informe de la pérdida, firmado por los gerentes con las atribuciones necesarias para trasladar el gasto a pérdidas.
13-Fecha contable: Fecha en que la Unidad Ejecutora realizó el registro contable.
14-UE: Unidad Ejecutora.
15-UE incidente: Es la Unidad Ejecutora donde se materializó la pérdida operativa o cuasipérdida.
16-UE asiento: Es la Unidad Ejecutora que registra el asiento contable en el sistema correspondiente.
Adicionalmente, se debe considerar que todos aquellos gastos comunes propios de las funciones de una Unidad Ejecutora, no son pérdidas operativas, como por ejemplo:
• Compra de artículos de oficina.
• Devoluciones de cobros realizados al cliente que no debieron realizarse.
• Autorizaciones de exoneraciones de avalúos.
• Autorizaciones de comisiones debidamente justificadas.
• Gastos de mantenimientos de equipos.
• Reparaciones habituales de vehículos.
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