La Oficina de Contratación Administrativa comunica que el pasado 23 de agosto del 2019, mediante correo electrónico de DocuBCR, se publicó las modificaciones a las Disposiciones administrativas para el manejo de la caja chica en el Banco de Costa Rica. (B-33-04).
Invitamos a todos los funcionarios a conocer dicho documento en el cual podrán encontrar importantes cambios dentro de los que podemos destacar los siguientes:
“.. Artículo 2. Utilización del fondo de caja chica.
El fondo de caja chica debe ser utilizado para gastos menores indispensables y urgentes. Estos gastos son aquellos que cumplan las siguientes condiciones:
- Se debe ajustar al monto máximo de atribución fijado en el punto 6. Atribuciones para autorizar retiros de caja chica, de estas disposiciones.
- Se debe utilizar para cubrir una necesidad de manera urgente e imprevista, cuya solución no puede esperar la dilación en el tiempo que requieren otros procedimientos de compra.
- El bien o artículo debe estar excluido de la proveeduría de la Institución.
- El bien o servicio debe ser necesario para la operatividad y funcionamiento del área.
- Contratación de servicios, incluidos los que solamente se pueden adquirir por internet, cuya naturaleza no sea continua o periódica, sino del tipo eventual dada la urgencia a atender y que cuenten con una justificación de la necesidad aprobada por la gerencia de área a la que pertenece la oficina.
- Que por su limitado volumen y monto resulta más conveniente tramitarla prescindiendo de los procedimientos ordinarios de compra, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
En el siguiente detalle, se especifican los tipos de bienes o servicios que se pueden adquirir, siempre y cuando se ajuste a los supuestos anteriormente indicados.
- Útiles, materiales y suministros de oficina y escritorio.
- Servicios de cerrajería.
- Gastos por mantenimiento y reparaciones menores de edificios, oficinas y vehículos.
- Suministros o material didáctico para reuniones en la que participen los servidores del BCR.
- Gastos de alimentación para reuniones en las que participen funcionarios del Banco, previa autorización del gerente regional o de área respectiva. El monto máximo a consumir por persona no debe ser superior a la tarifa establecida para la orden de alimentación de desayuno indicada en el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos emitido por la Contraloría General de la República. Cuando el gasto por concepto de alimentación exceda el monto establecido, debe ser autorizado con anticipación por el gerente regional o de área respectiva. El monto máximo antes indicado es una referencia y no genera un derecho de exigir el monto total.
- Alimentos para la atención de reuniones de la Gerencia General, el Comité Corporativo Ejecutivo y Comités de Apoyo a la Junta Directiva y Administración.
- Gastos de representación.
- Productos medicinales o farmacéuticos, necesarios para el abastecimiento del botiquín de primeros auxilios de las oficinas del Banco.
- Artículos de decoración, contratación de música, grupos de baile populares, coros y alimentación para la celebración de fiestas patrias y navidad, hasta por un monto máximo de ¢250.000.00 (doscientos cincuenta mil colones) anuales por oficina. El tipo de decoración que se coloque en las oficinas, debe ser coordinada con la Gerencia de Mercadeo a fin de resguardar la imagen institucional.
- Otros: peajes, timbres, trámites legales, certificaciones registrales; además, pago de parqueos, combustible y lubricantes y otros similares para vehículos del Banco, café y azúcar para uso en las oficinas.
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La caja chica de la Oficina de Contratación Administrativa no realiza el pago de facturas de caja chica cuando el gasto haya sido generado por una oficina comercial del Banco, dado que cada oficina comercial debe asumir el pago de las facturas de acuerdo a lo descrito en el punto 9.3 Pago de facturas en áreas comerciales. No obstante, las oficinas comerciales y todas las áreas del Banco se deben ajustar a lo descrito en el punto 2. Utilización del fondo de caja chica de estas disposiciones.
Para la compra de un bien o servicio se debe solicitar dos o tres cotizaciones a fin de que el responsable elija tomando en cuenta aspectos como precio y calidad. Excepcionalmente y con la debida justificación, el responsable puede autorizar que el trámite se realice considerando una sola cotización.
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El fondo de caja chica NO se debe utilizar para:
- Contratación de servicios continuos y compra de artículos de uso frecuente, debido a que su uso y consumo es de carácter previsible y su adquisición por este medio puede significar eludir el procedimiento habitual de compras o contrataciones.
- Compra de artículos disponibles en la proveeduría de la Institución.
- Adquisición de artículos que no son necesarios para las actividades propias de la operativa de las oficinas, tales como dulces, refrescos y en general productos alimenticios, arreglos florales, vestimenta o accesorios para los funcionarios.
- Gasolina para uso de vehículos personales o de terceros.
- Pago de servicio de internet inalámbrico o televisión por cable para el disfrute de los servidores o clientes del Banco.
- Compra de desayunos, almuerzos o cenas que no se ajusten a lo establecido en las Disposiciones administrativas para el reconocimiento de alimentación, hospedaje y transporte de taxi en el territorio nacional de los servidores y servidoras del Conglomerado Financiero BCR. Estos deben ser liquidados conforme lo establecido en la citada normativa.
- Adelanto o liquidación de viáticos u otra operación ajena a su propia finalidad, la cual es agilizar la adquisición de bienes y servicios de poca cuantía, cuyo requerimiento es inmediato y ocasional.
- Cualquier otro bien o servicio que no se ajuste a lo establecido en el punto 2. Utilización del fondo de caja chica de estas disposiciones…”
Los bienes que, a pesar de estar clasificados como gastos, cuentan con prohibición para ser adquiridos por medio del fondo de caja chica, esto debido a que se encuentran dentro de las existencias en las Bodegas del Banco en Tiribi, son:
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Bienes que no son considerados equipo y mobiliario
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N°
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Descripción
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Componentes y repuestos para microcomputadoras
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13
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Discos Duros
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15
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Extinguidores
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17
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Guillotinas
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20
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Lámpara detectoras de billetes falsos
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Percheros
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Asimismo, adjunto podrán encontrar un listado por categorías y clases de activos fijos, los cuales en concordancia con el artículo “2. Utilización del fondo de caja chica”, no pueden ser adquiridos por medio del fondo de caja chica: 
GASTOS DE CAJA CHICA - Activos no permitidos.docx
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