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Con el fin de llevar a cabo una correcta recolección y transferencia de cajas de documentos de las oficinas comerciales y administrativas al Archivo Central del BCR y liberar espacio en las mismas, los compañeros de Gestión Documental informa el procedimiento correcto a seguir:
Aspectos importantes a tomar en cuenta:
- Únicamente se están recogiendo cajas del año vencido.
- Los formularios no deben cambiarse, deben ser utilizados tal y como están publicados en DocuBCR.
- Los rótulos deben pegarse con goma líquida, ya que con cinta adhesiva o goma en barra se desprenden con el paso del tiempo.
- El rótulo y el código se deben pegar al mismo lado en que se ubica la manigueta de la caja.
- Procurar no enviar cajas medio vacías o muy llenas. Se debe validar que la tapa cierre correctamente. Esto permite aprovechar adecuadamente el espacio en el Archivo y el resguardo correcto de los documentos.
- Previo a remitir las cajas, es importante asegurarse que no estén dañadas o mojadas, en caso de estarlo, se debe realizar el cambio de las mismas.
Lea también: Procedimiento para la eliminación de documentos en oficinas
En caso de dudas o consultas, contactar a @Karol Patricia Acuna Lopez, Archivista General del BCR al correo kpacuna@bancobcr.com o a la extensión 17750
