La oficina de Información y Gestión Documental les recuerda a todas las áreas del Conglomerado Financiero BCR que cada año deben proceder con el envío de los documentos al Archivo Central, evitando que se acumulen en archivos o bodegas periféricas.
Lo anterior se fundamenta en el artículo 42 de la Ley 7202 del sistema Nacional de Archivos, el artículo 60 y 61 del Reglamento de la Ley 7202, las Disposición administrativa para la Gestión de documentos en el Conglomerado financiero BCR B-98-04 y el Procedimiento para la elaboración de Tabla de plazos y Eliminación de Documentos B-14-18.
- La tabla de plazos aprobada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (Descargar)
- Cronograma anual de transferencias (Descargar)
Instrucciones para el envío de cajas a archivo:
1. Preparar las cajas, si no cuentan con cajas para documentos deben solicitarlas a la proveeduría.
2. Rotular las cajas con el Formulario 102-ZD-Envíos de documentos al archivo. El formulario trae 2 rótulos por hoja, con el propósito de disminuir el consumo de papel. Solo es necesario 1 rotulo por caja.
3. Dicho formulario se debe colocar al costado de la caja, del mismo lado de la manigueta. Pegado con goma blanca liquida y no con cinta adhesiva.
4. No sobrellenar las cajas con documentación, de lo contrario no se recibirán cajas dañadas, a las que no les cierre la tapa o simplemente no sea posible levantar.
5. Elaborar la lista de remisión de las cajas con el formulario: 133-ZD-Lista de remisión de documentos (ajustarse al formato establecido y no hacerle modificaciones). Serie documental es igual a tipo documental.
6. Una vez preparada la lista de remisión remitirla en formato Excel al correo electrónico (G_0147_GestionDocumental@bancobcr.com) para su revisión y asignación de códigos.
7. Una vez se le asignen los códigos en Archivo Central, se devolverán las listas por correo electrónico y los códigos por medio de mensajería para que la oficina pegue los códigos según lista de remisión. Los códigos deben colocarse del mismo lado de la manigueta de la caja, puede ser sobre el 102-ZD en un espacio en blanco.
8. Una vez colocados los códigos a las cajas de documentos debe informar a Gestión documental adjuntando un par de fotografías para que los encargados validen y procedan a coordinar el retiro lo antes posible.
9. Cada oficina debe guardar sus listas de remisión en una carpeta en el servidor, con el objetivo de llevar un mejor control de sus cajas.
Detalle de la legislación que sustenta el envío de documentos al archivo:
1. Ley 7202 del sistema Nacional de Archivos:
Artículo 42.-Los archivos centrales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
2. Reglamento de la Ley 7202:
Artículo 60. Plan de Transferencias. Los archivos del Sistema contarán con un plan de transferencias de los archivos de gestión a los archivos centrales, y de estos al Archivo Nacional, con su tipología documental, series perfectamente identificadas y plazos de transferencia, según las vigencias establecidas en las tablas de plazos de conservación de documentos. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos
Artículo 61. Plazos de Transferencia. Para establecer los plazos de transferencia documental se tomarán en cuenta los siguientes parámetros: a-. Archivos de Gestión: Los documentos permanecerán en las Oficinas Administrativas Productoras, de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación. b-. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa anterior, los documentos pasarán a los Archivos Centrales de cada entidad, en donde permanecerán de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación. Posteriormente serán transferidos al Archivo Nacional aquellos que tengan valor científico-cultural, previa determinación de la CNSED. c-. Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por el Archivo Nacional, previa autorización de la Dirección
3. Disposición administrativa para la Gestión de documentos en el Conglomerado financiero BCR B-98-04
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4. Archivos de oficina Los archivos de oficina o de gestión son los que se establecen y organizan en cada una de las oficinas del Conglomerado Financiero BCR, y donde permanecen los documentos por periodos de un año según se defina en la tabla de plazos.
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4. Procedimiento para la elaboración de Tabla de plazos y Eliminación de Documentos B-14-18.
Para consultas, escribir a @Karol Patricia Acuna Lopez