En cumplimiento con la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos y la Ley No.8292 de Control Interno, la Oficina de Gestión Documental informa el procedimiento correcto para la eliminación de documentos en las oficinas:
- Validar la vigencia de los documentos en la tabla de plazos de conservación de documentos.
- Elaborar el inventario de cajas y bolsas con documentos vencidos.
- Enviar el inventario vía correo electrónico al archivista, para presentarlo al Comité Institucional de Selección y Eliminación.
- Obtener la aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación (CISED).
- El archivista general valida en sitio el inventario.
- Tramitar el retiro del material a reciclar con el Centro de Transferencia y Transformación de Material (CTTM) del TEC.
- Elaborar y firmar el Acta de Eliminación.
- Guardar la copia del Acta en la oficina y el original en el Archivo Central del BCR.
Aspectos importantes a tomar en cuenta:
- Toda oficina, antes de eliminar documentos, debe tramitar el visto bueno del Archivista General y el CISED (Comité creado mediante la Ley 7202)
- La tabla de plazos de conservación de documentos (TPDD) se encuentra publicada en DocuBCR comu un anexdo del Procedimiento (B-14-18)
- Lo anterior en acatamiento al Decreto Ejecutivo No.33889 - MINAE y la Ley No.8839 para la Gestión Integral de Residuos Sólidos.
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En caso de dudas o consultas, contactar a @Karol Patricia Acuna Lopez, Archivista General del BCR al correo kpacuna@bancobcr.com o a la extensión 17750