Bienes Muebles

La importancia del control de activo fijo es reunir toda la información de manera detallada del estado, costo y depreciación del activo que permita una mejor toma de decisiones

Para poder realizar una gestión adecuada del  activo fijo deben existir varias etapas  entre las que podemos mencionar: 

1.    Gestión  de solicitudes: El área de Bienes Muebles e Inmuebles atiende las solicitudes de mobiliario, registro, entrega de activos a nivel nacional.

2.    Plaqueo: Los activos cuentan con una placa única para lograr identificarlo en la toma física de inventario y en el sistema nos permite validar características financieras y descriptivas de cada activo. En este momento nos encontramos remitiendo placas con código QR, esto con el fin de poder ser leídas con un algún tipo de dispositivo que facilite el registro del inventario.

3.   Asignación de activos: Cada activo es asignado en una unidad ejecutora para facilitar su ubicación, tener un control de los activos por oficina y adicional un responsable del inventario.

4.    Toma física de inventarios: Las oficina de Bienes Muebles e Inmuebles facilita una lista por unidad ejecutora de los activos asignados a cada oficina esto con el fin que se realice una revisión entre el listado y los activos fijos físicos de la oficina.

5.    Reporte de Inconsistencias: En el momento de presentarse una diferencia en el inventario se indica al área de Bienes Muebles e Inmuebles para analizar las inconsistencias generadas y valorar según lo establecido en la normativa si se puede solventar.

6.    Validación del inventario: Una vez finalizado la validación de las inconsistencias se indica a la oficina que realice una revisión del inventario para confirmar que se encuentra a satisfacción

Jorge Rodriguez Bogle Viceministro de la Presidencia y
@Mynor Hernandez Hernadez92B5E70D-5250-4D9C-8A80-A935FC09443D​, Gerente Corporativo de Operaciones
 

El Ministerio de la Presidencia es la entidad encargada de asesorar al presidente de la República, así como de coordinar las políticas y acciones del gobierno, adicionalmente coordina la agenda presidencial, la supervisión de las políticas, la administración de las relaciones con los demás poderes del Estado y la coordinación con otras instituciones gubernamentales.

Desde hace muchos años nuestro BCR tiene una estrecha relación con este ministerio, desde el punto de vista comercial les ofrecemos: servicios de pago (BCR Compras institucionales), QuickPass y Cajero automático ubicado en las instalaciones de Casa Presidencial. 

Producto de esta sinergia y con el objetivo de seguir generando impactos en todas nuestras partes interesadas, velando no solo por la utilidad financiera, sino también, por la utilidad ambiental y social de nuestras operaciones, durante este 2023 iniciamos un proceso en conjunto con el ministerio, para poder entregarles en calidad de donación, mobiliario BCR en desuso y que ellos estaban requiriendo.

Aunado a lo anterior esta acción es una forma más de materializar el apoyo que desde hace décadas brindamos a las entidades estatales y a su vez al pueblo de Costa Rica, ya que al donar este mobiliario se ahorra recursos que pueden invertirse en otros requerimientos país. 

Es importante destacar que esta donación se realizó con base a la Ley general de Contratación Pública, la Ley de donaciones 8034 del 19 de octubre del 2000 y su reforma del 7 de diciembre del 2010. 

Además, y aun cuando para esa fecha no se contaba con la solicitud de donación por parte del ministerio, en marzo del presente año se realizó la Feria Institucional de Bienes, lo cual permitió atender primero nuestras necesidades institucionales y dotar de más 176 activos, sin costo, a 42 oficinas de todo el Banco. 

Todo el proceso de coordinación para donación y entrega de mobiliario estuvo a cargo de la Unidad de Bienes Muebles y la Gerencia de Gestión Sector Público, quienes trabajaron en alianza siendo impulsores y habilitadores para que estos bienes tengan un segundo uso muy bien aprovechado. 

De este modo el viernes 1º de setiembre realizamos en nuestras Oficinas Centrales el acto formal de firma del Informe de entrega de donación de mobiliario y equipo al Ministerio de la Presidencia. 

Posteriormente el jueves 07 de setiembre el Ministerio de la Presidencia retiró todo el mobiliario donado, en el BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima. 

El martes 03 de octubre se nos notificó, por parte del ministerio, que todo el mobiliario entregado ya ha sido dispuesto y utilizado según los fines definidos. Ejemplo de parte del mobiliario instalado: 

Utilidad financiera: 

• Ahorro de recursos ya que el ministerio no debe erogar fondos para comprar este mobiliario y en su lugar puede invertirse en otras necesidades país. En el caso del Banco permite bajar el gasto por concepto de los bienes inventariados. 

Utilidad ambiental: 

• "Reutilizar" es uno de los principios fundamentales de una buena política medioambiental
• El mobiliario estaba en desuso por lo que darle una segunda vida se asegura de que los artículos cumplan su máxima vida útil, esto alivia parte de la presión sobre el medio ambiente y también reduce la cantidad de nuevos recursos necesarios para fabricar mobiliario. 

Utilidad social: 

• El BCR es uno de los principales bancos estatales y desempeña un papel fundamental en el sistema financiero del país, ofreciendo una variedad de servicios bancarios y financieros a la población costarricense, empresas privadas e instituciones públicas, esta donación permite afianzar la sinergia con el ministerio y promover su reputación como entidad que apoya e impulsa a las entidades para su desarrollo. 

Pasos hasta la instalación del mobiliario donado:

1. El 18 de mayo del 2023, se recibe solicitud del viceministro de la Presidencia para visitar las Bodegas del BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima y así valorar el equipo y mobiliario requerido por el Ministerio para ser otorgado por el BCR en calidad de donación. 
2. El 24 de mayo del 2023 se recibe al Viceministro Jorge Rodriguez Bogle, doña Hannia Arce Rojas y don Ronald Moya del Ministerio de la Presidencia en las Bodegas del BCR Edificio BMEI, Cartago La Lima, en compañía de don Guillermo Thompson, Rosibel Arnuero y Luis Espinoza colaboradores del BCR. 
3. El martes 30 de mayo se realiza una segunda visita, a las Bodegas del BCR Edificio BMEI, Cartago La Lima, donde el ministerio define el listado final de mobiliario y equipo requerido en carácter de donación. 
4. A solicitud de la oficina de Bienes muebles, se realiza un avalúo por parte de la oficina de Ingeniería y Valuación el cual es entregado el 22 de agosto del presente año, con el detalle de todos los equipos a entregar al Ministerio de la Presidencia, así como su respectivo valor en libros. 
5. El viernes 1º de setiembre se firma el acto formal de firma del Informe de entrega de donación de mobiliario y equipo al Ministerio de la Presidencia.
6. El jueves 07 de setiembre el Ministerio de la Presidencia retiró todo el mobiliario donado, en el BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima.
7. El martes 03 de octubre se notifica por parte del ministerio que todo el mobiliario ya ha sido instalado. 

Viajamos a la Escuela Los Lagos en
la Roxana de Guápiles para donar mobiliario

Con el objetivo de continuar generando impactos positivos en todas nuestras partes interesadas, velando no solo por la utilidad financiera, sino también, por la utilidad ambiental y social de nuestras operaciones, este lunes 09 de setiembre, viajamos a la Escuela Los Lagos, en la Roxana de Guápiles para entregarles en calidad de donación, mobiliario BCR en desuso y que ellos estaban requiriendo. 

Todo el proceso de coordinación para la donación y entrega estuvo a cargo de la Unidad de Bienes Muebles, quienes fueron impulsores y habilitadores para que estos bienes tengan un segundo uso muy bien aprovechado.

Para conocer los requisitos para donaciones: Clic aquí

Como hemos podido conocer a lo largo de las últimas semanas, el uso racional de la proveeduría reviste de especial importancia en la operatividad diaria de las oficinas de todo el Conglomerado, este proceso incluye promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y que se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad de cada área.  

Por lo anterior, les invitamos a repasar los siguientes ejemplos que nos permiten ampliar estos conceptos y traerlos a nuestra cotidianeidad:

Ejemplo 01: desde mayo del 2022 a Rosibel se le encomendó la tarea de realizar los pedidos de proveeduría de su oficina. Desde ese momento nunca ha verificado las fechas de caducidad de los productos que se encuentran almacenados, ella solicita la misma cantidad de artículos por bimestre.

Este proceso no es correcto porque en caso de que un producto esté dañado y haya pasado mucho tiempo, ya no se podrá solicitar la garantía, porque el proveedor establece un periodo definido de acuerdo con la caducidad del artículo.

Hoy le compartimos la tabla de garantías, este dato es muy importante para solicitar los productos de acuerdo con las existencias reales en oficina:

Ejemplo 02: Guillermo es el encargado de solicitar cada bimestre la proveeduría de su oficina, él nunca revisa las existencias, caducidad o espacio que ocupan los artículos, siempre realiza el mismo pedido.

Este proceso no es correcto porque se incurre en un gasto sin verificar lo que realmente necesita su equipo de trabajo. Estos son algunos consejos para que Guillermo pueda realizar un pedido adecuado:

• Establecer márgenes de compra bimensual para para evitar obsolescencia de artículos en bodegas.
• Guardar y utilizar los artículos más antiguos primero, de modo que, en caso de requerir una garantía, esta esté vigente
• Llevar una lista de los insumos que se utilizan en mayor volumen de acuerdo con la actividad del negocio
• Mantener todos los artículos de la proveeduría ordenados
• Corroborar bimensualmente las existencias de los artículos para solicitar solo lo necesario

HOME OFFICE LA IMPORTANCIA DEL MOBILIARIO CORRECTO EN TELETRABAJO

Tras dos años de pandemia, el teletrabajo se afianza en Costa Rica, un estudio de Cisco reveló que un 60% de las empresas en el país, mantienen a casi la mitad de sus empleados de forma remota.

La productividad, seguridad, desempeño, aplicaciones y conexión rápida a Internet son los principales retos que identifican las empresas, sin dejar de lado que las personas trabajadoras bajo esta modalidad deben desempeñarse bajo las condiciones optimas de ergonomía en el uso del mobiliario para ejecutar las funciones diarias, ya que esto permite evitar lesiones.

Se trata de adaptar los muebles y artículos de oficina a la persona que los emplea habitualmente para lograr una mayor comodidad y eficacia.

Ergonomía en el hogar significa buscar estar lo más cómodo posible en posiciones que no lo vayan a lesionar a largo plazo: posicionar bien cabeza, espalda y piernas. Se trata de lo mismo que harían los funcionarios de Salud Ocupacional en una oficina, solo que ahora en sus casas, cuidar esos aspectos porque se esta viendo a nivel de terapia un aumento de lesiones de cuello, espalda, muñecas, a raíz del teletrabajo.

Para lograr una adecuada ergonomía en el hogar los especialistas indican que la clave es lograr una buena postura: apoyo en zona lumbar, idealmente esto se consigue con una silla de oficina ya que tienen apoyo en brazos.

La espalda debe estar recta con los brazos apoyados en los descansabrazos y los pies apoyados en el piso.

Las rodillas deben estar en un ángulo de 90 grados y evitar que queden en el aire o demasiado altas las rodillas en la silla.

A nivel de cabeza hay que cuidar que la pantalla de la computadora o laptop quede a nivel de los ojos, para evitar que la persona esté mirando hacia abajo, hacia arriba o de medio lado.

Mientras que a nivel de mano y muñeca se recomienda usar un mouse independiente y no el touchpad de la laptop porque eso puede incidir en la aparición de tendinitis o agravar un problema en el túnel carpal.

Al tener una postura adecuada, la circulación sanguínea es eficaz, el agotamiento muscular es menor, por lo contrario la mala postura aumenta el cansancio físico, el mal uso de sus músculos y la mala oxigenación del cuerpo.

Por favor tome en cuenta todos estos consejos que le evitaran muchos malestares y dolencias resultantes de una mala postura. Además recuerde hacer pausas activas.

Se les informa que a partir del miércoles 01 de Marzo del 2023 estará habilitado el periodo para realizar la verificación y reporte del inventario. 

Los pasos son los siguientes: 

• Puede consultar su inventario por unidad ejecutora aquí

• Verificar el listado descargado con los bienes muebles de su oficina

• Posterior a la verificación enviar un correo electrónico a:  InventarioAnual@bancobcr.com con la aprobación del inventario o el detalle de las diferencias o inconsistencias (Sobrantes y Faltantes)

Datos importantes a considerar.

El superior jerárquico de la respectiva oficina es el responsable de velar por el cumplimiento del inventario y de la actualización de este, así como del envío de la conformidad o inconsistencias encontradas.

Las oficinas del CFBCR tendrán un mes calendario contado a partir de recibida la comunicación del inicio de los inventarios para proceder con la validación del inventario, por una única vez la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles debe solicitar al superior jerárquico respectivo, la remisión del inventario en forma completa según lo requerido.

El incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria para la persona trabajadora que la incumple, la responsabilidad disciplinaria se establece previo cumplimiento del debido proceso según lo establecido en el Reglamento de procedimientos administrativos del Banco de Costa Rica y las B-24-03 Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR

Además, para cualquier consulta puede buscar al encargado de su inventario ingresando al wiki Ejecutivo de Inventario.

CFBCR SEMANA PARA PEDIDOS DE PROVEEDURIA

Queremos recordarle que para el mes julio 2022, del 1 al 8 se inician los pedidos de proveeduría.

Es importante aclarar que para este segundo semestre se realizó un ajuste del 25% a la baja, lo anterior debido a un ajuste presupuestario en la partida destinada para la compra de proveeduría.

En nuestra comunidad puede encontrar el link de RRDONELLY

Los pasos son los siguientes: 

	Puede consultar su inventario por unidad ejecutora aquí
	Realizar el inventario en la aplicación 30-KD Inventario anual de activos Bienes muebles e inmuebles.
	Posterior a la verificación enviar un correo electrónico a:  InventarioAnual@bancobcr.com con la aprobación del inventario o el detalle de las diferencias o inconsistencias (Sobrantes y Faltantes)

Datos importantes a considerar:

El superior jerárquico de la respectiva oficina es el responsable de velar por el cumplimiento del inventario y de la actualización de este, así como del envío de la conformidad o inconsistencias encontradas.

Las oficinas del CFBCR tendrán un mes calendario contado a partir de recibida la comunicación del inicio de los inventarios para proceder con la validación del inventario, por una única vez la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles debe solicitar al superior jerárquico respectivo, la remisión del inventario en forma completa según lo requerido.

El incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria para la persona trabajadora que la incumple, la responsabilidad disciplinaria se establece previo cumplimiento del debido proceso según lo establecido en el Reglamento de procedimientos administrativos del Banco de Costa Rica y las B-24-03 Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR

Además, para cualquier consulta puede buscar al encargado de su inventario ingresando al wiki Ejecutivo de Inventario.

 LA IMPORTANCIA DEL CUIDADO DEL MOBILIARIO CORPORATIVO

La calidad del mobiliario corporativo es importante no sólo para la comodidad y la estética, sino para la funcionalidad de cualquier organización. Aunque decidir sobre las necesidades en una oficina siempre conlleva una elección empresarial; las empresas siempre buscan proyectos que integren su imagen corporativa, la dinámica en la integración de sus colaboradores, crear células de trabajo productivas y una adecuada configuración de lugares de trabajo son puntos relevantes también para el cuidado de mobiliario.

Por lo cual es importante en la compra de muebles de oficina ya sea de manera física u online, considerar cómo los muebles pueden aportar comodidad, dinamismo y productividad para los colaboradores. El mobiliario se utilizará por diferentes personas a lo largo del tiempo, por lo que la calidad es necesaria para que el material tenga una larga duración. Los detalles del producto son importantes saberlos para aplicar correctamente los cuidados que se deben implementar y que no maltraten el mobiliario.

Los muebles de oficina son una gran inversión para cualquier empresa, la mayoría de estos están fabricados en acabados ya sean de chapa de madera, laminado plástico o metal.

El mobiliario de oficina debe recibir los cuidados idóneos de limpieza para prolongar su tiempo de vida útil ya que se ve mermado por el desgaste a causa del uso continuo o al mal manejo de estos. 

Por lo que es necesario tomar en cuenta ciertas recomendaciones que ayudarán al cuidado del mobiliario de oficina (escritorios ejecutivos, escritorios operativos, armarios, gabinetes, cajones) evitando así la pérdida de su funcionalidad y prolongar su uso.
 

Principales cuidados: 

Chapa de madera

Lo ideal es usar un trapo limpio humedecido con un jabón neutro. A posterior deberás pasar un trapo humedecido con agua para retirar el jabón y secarlo con otro trapo seco que no desprenda pelusa.
Intenta evitar siempre los productos abrasivos que contengan silicona, disolventes, quitaesmalte y otros productos agresivos.
No arrastrar objetos sobre la superficie y utilizar portavasos debajo de los objetos calientes o vasos con bebidas frías que puedan dejar marca en la madera.
Evita exponer los muebles a la luz directa del sol ya que puede decolorar el mobiliario. 

Laminado plástico

Limpia los escritorios operativos de laminado plástico con un trapo suave humedecido en agua con un producto no agresivo. Después es recomendable pasar un trapo seco para secar el mueble y evitar así el deterioro que pueda causar el acceso de agua. Uno de los productos que mejor funciona para limpiar los muebles de melamina son los limpiacristales.
Es recomendable no usar ni ceras ni aerosoles, ya que pueden engrasar el mueble. Tampoco utilices trapos que cuenten con cargas electromagnéticas para atraer el polvo.
Ten especial cuidado con el sol. Si les da la luz del sol directa, puede que el mueble se deteriore.

Para mantener un entorno agradable, ambiente sano y confortable para los colaboradores se deben considerar los anteriores consejos de limpieza y cuidado del mobiliario los cuales ayudarán al mantenimiento, conservación, evitar el deterioro de los muebles y así reflejar una correcta imagen de la organización.

Mas importante aun que se evitan gastos innecesarios por el mal uso y cuidado del mobiliario que representa un activo corporativo de gran valor para la organización. Cada colaborador se debe concientizar en el cuidado y uso de los activos que se le otorgan para el desempeño de sus funciones, no caer en el entendido de que si se daña me dan otro y entonces simplemente no me afecta porque lo cierto es que no funciona así. 

En caso de que no pueda visualizar el video: CLIC AQUÍ
 

El 01 de marzo del 2025 inicia un nuevo periodo de inventarios, de allí la importancia de aplicar lo señalado en las Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR, donde queda expresamente señalado la responsabilidad y consecuencias en la la ejecución de inventaros en el CFBCR.

Instamos a las oficinas que no hicieron el inventario, ponerse al día este año y evitar inconvenientes futuros.

Puede consultar las oficinas que no realizaron inventario en 2024 aquí.

Consideraciones importantes, según lo señalado en la B-24-03 Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR.

Omisión en justificación de inventarios

Cuando la oficina omita la justificación o respuesta de tal situación en el plazo establecido según lo descrito en párrafos precedentes (un mes calendario contado a partir de recibida la comunicación), por una única vez la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles debe solicitar al superior jerárquico respectivo, la remisión del inventario en forma completa según lo requerido, lo cual debe hacer en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al comunicado adicional

4. Inventarios

Para efectos de la realización , revisión, actualización, modificación y cualquier observación requerida del inventario, deben acceder a través de INFINITY ERP o por medio 30-KD Inventario anual de activos fijos Bienes muebles e inmuebles.

El superior jerárquico de la respectiva oficina es el responsable de velar por el cumplimiento del inventario y de la actualización de este, así como del envío de la conformidad o inconsistencias encontradas en relación con el listado consultado en INFINITY ERP y elaborado por la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles, lo cual debe realizar dentro del plazo de un mes calendario, contado a partir del día siguiente de realizada la comunicación que informa sobre la revisión del inventario.

Incumplimiento en la realización de inventarios

El incumplimiento de las presentes disposiciones genera responsabilidad disciplinaria para la persona trabajadora que la incumple, siendo que, para las personas trabajadoras del Conglomerado Financiero BCR, la responsabilidad disciplinaria se establece previo cumplimiento del debido proceso según lo establecido en el Reglamento de procedimientos administrativos del Banco de Costa Rica. En cuanto a las subsidiarias, dicha responsabilidad se debe establecer conforme con la normativa que les regule, mediante un informe que se debe remitir al respectivo gerente general de la sociedad, a fin de que, conforme al régimen de responsabilidad aplicable, se determine la eventual responsabilidad

Del 5 al 9 de enero se ejecutará el primer pedido de proveeduría del año

Para ver calendario completo y todos los detalles: Clic aquí

📢 Introducción

Este espacio concentra toda la información oficial sobre el proceso de pedidos de proveeduría: fechas habilitadas, cronograma de entregas y lineamientos para la gestión de pedidos urgentes.

📅 Pedidos Ordinarios

Los pedidos de proveeduría se realizan únicamente durante los primeros 5 días hábiles de cada mes impar (enero, marzo, mayo, julio, setiembre y noviembre).

➡️ Durante esos periodos la página web de pedidos estará habilitada.
➡️ Fuera de estas fechas, la página permanecerá cerrada y no será posible generar pedidos.

🔗 Cronograma de pedidos 2025

🚨 Pedidos Urgentes

Los pedidos urgentes son aquellos que, aunque se hayan gestionado dentro de las fechas habilitadas en la página web, no pueden esperar a la fecha de entrega programada.

Procedimiento

1. Crear el pedido en la web durante la fecha habilitada.

2. Una vez aprobado, enviar un correo a 📩 proveeduria@bancobcr.com con:

   • Número del pedido.

   • Nombre completo del funcionario BCR.

   • Número de cédula.

   • Número de placa del vehículo.

3. Se coordinará con la empresa proveedora una cita para el retiro anticipado.

📍 Lugar de retiro

Imprenta R.R. Donnelley de Costa Rica
Detrás de Intcomex, La Uruca, 250 metros sur de la rotonda Juan Pablo II, sobre calle paralela a la Autopista General Cañas.

• En Waze: R.R. Donnelley de Costa Rica

• En Google Maps: Imprenta R.R. Donnelley Costa Rica

📌 Notas importantes

• 🔑 Las claves de acceso no deben compartirse.

• 👨‍💼 El recibido de suministros es exclusivo para funcionarios del Banco de Costa Rica.

• ✅ Solo se gestionan pedidos previamente coordinados con la Oficina de Bienes Muebles e Inmuebles.

📞 Consultas

📩 proveeduria@bancobcr.com

👉 Este blog se actualizará conforme se realicen ajustes al cronograma o procedimientos de pedidos.