Bienes Muebles

CFBCR SEMANA PARA PEDIDOS DE PROVEEDURIA

Queremos recordarle que para el mes julio 2022, del 1 al 8 se inician los pedidos de proveeduría.

Es importante aclarar que para este segundo semestre se realizó un ajuste del 25% a la baja, lo anterior debido a un ajuste presupuestario en la partida destinada para la compra de proveeduría.

En nuestra comunidad puede encontrar el link de RRDONELLY

Desde este 21 de marzo y hasta el 21 de abril o hasta a agotar existencias, la Oficina de Bienes Muebles pone a disposición mobiliario usado en excelente estado para suplir estas y otras necesidades.

Proceso para gestionar la adquisición:  

1. Verifique el mobiliario y las cantidades disponibles en este blog.
2. Identifique el equipo que requiere.
3. Llene el formulario de DocuBCR 29KD con el mobiliario que necesita.
4. Envíelo por correo electrónico a la dirección PER Bienes Muebles e Inmuebles. 
5. En los próximos cinco días hábiles al envío del formulario, la compañera se pondrá en contacto con usted para coordinar el retiro.

Observaciones:

• El mobiliario para entregar es usado, pero se encuentra en excelente estado
• Las solicitudes se tramitan por orden de ingreso y hasta agotar existencias.
• Las existencias de cada artículo se actualizan cada día por la tarde.
• El equipo para entregar no tiene ningún costo, pero la oficina solicitante debe gestionar su retiro en el edificio de almacenamiento BCR, ubicado en la Lima en Cartago (300 este del parque industrial la lima, frente gas Z).
• De previo a entregar el mobiliario, se puede coordinar una visita para verificar el estado del equipo . 
• Si su oficina requiere intercambiar equipo (es decir, entregar cinco sillas en mal estado y recoger cinco sillas) se debe llenar el formulario de DocuBCR 28KD e igualmente coordinar con la compañera Rosibel para realizar todo el proceso en una sola visita.
•  Una vez confirmada la entrega del equipo la oficina tiene un plazo de cinco días hábiles para realizar su retiro, de lo contrario será puesto de nuevo a disposición de las áreas.

Escriba sus consultas en los comentarios y comuníquese con PER Bienes Muebles e Inmuebles 

Estamos ubicados en Cartago, La Lima, Edificio Bienes Muebles e Inmuebles 300 este del parque industrial la lima, frente gas Z.​

LOCKER	SILLAS PATAS FIJAS
Cantidad disponible: 0	Cantidad disponible: 22
MESAS REDONDAS
	Cantidad disponible: 6
SILLONES	SILLONES
Cantidad disponible: 8	Cantidad disponible: 25
SILLAS LACTANCIA
	Cantidad disponible: 0
MUEBLE DE PROVEEDURIA	ARCHIVADORES
Cantidad disponible: 13	Cantidad disponible: 5
ARTURITOS	SILLAS ERGONOMICAS
Cantidad disponible: 236	Cantidad disponible: 4
MUEBLES DE MADERA	ESTANTES METALICOS
Cantidad disponible: 7	Cantidad disponible: 291
SILLAS MADERA	PERCHEROS
Cantidad disponible: 105	Cantidad disponible: 16
MESA REUNIONES (solo mesa)	SSILLAS DE COMEDOR
Cantidad disponible: 18	Cantidad disponible: 0
PANTALLAS DIVERSOS TAMAÑOS	DESTRUCTORAS DOCUMENTOS
Cantidad disponible: 6 (Dif tamaños)	Cantidad disponible: 1
REFRIGERADORAS DIVERSOS TAMAÑOS
Cantidad disponible: 2

Con el fin de fortalecer la gestión de los bienes institucionales y dar cumplimiento a las Disposiciones Administrativas para la Gestión de Activos del Conglomerado Financiero BCR, se comunica el  inicio del Periodo de Inventarios de Activos 2026.

Este proceso es clave para asegurar el uso adecuado, la trazabilidad y la transparencia en la administración de los activos institucionales.

Inicio del periodo de inventario.

Según la normativa vigente, la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles comunica cada mes de marzo el inicio oficial para que todas las jefaturas:

✅ Revisen los activos asignados
✅ Actualicen la información
✅ Reporten inconsistencias
✅ Brinden la conformidad del inventario

Todo ello mediante el formulario 30‑KD Inventario anual de activos fijos.

⏱️ Plazo normado para completar el inventario.

Cada oficina cuenta con 📆 un mes calendario, contado desde el día siguiente a esta comunicación, para:

🔎 Revisar su inventario.
📝 Actualizar registros.
⚠️ Reportar inconsistencias.
✔️ Enviar la conformidad final.

👥 Responsabilidades clave.

👤 Jefaturas / superiores jerárquicos

• Asegurar el cumplimiento del inventario.
• Designar a la persona responsable de realizar la revisión.
• Validar la información en el 30‑KD.
• Enviar conformidad o detallar inconsistencias (faltantes, sobrantes, reasignaciones, cambios de ubicación).

🛠️ ¿Cómo realizar el inventario?

1️⃣ Consultar el listado de activos

A través del formulario 30‑KD.

2️⃣ Revisar físicamente los bienes

Validar:

• Existencia física 🏷️
• Estado del activo 🔧
• Placa y código correcto 🔢
• Ubicación asignada 🏢
• Unidad ejecutora correspondiente 💼

3️⃣ Reportar inconsistencias

Registrar en el 30‑KD:

⚠️ Faltantes
➕ Sobrantes
🔄 Reasignaciones de placas
📍 Cambios de ubicación no reportados

🔔 Importante: Si existen inconsistencias y no se reportan, no se dará conformidad al inventario.

4️⃣ Enviar conformidad

Dentro del plazo de un mes.

Si Bienes Muebles e Inmuebles realiza ajustes posteriores, la oficina tiene 5 días hábiles para revisarlos y enviar su visto bueno.
Si no se envía: ✔️ Conformidad de oficio.

⚠️ Incumplimientos y medidas.

• La Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles enviará una única solicitud adicional si no se cumple el plazo.
• Se otorgarán 5 días hábiles para completar el trámite.
• El incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria .
• La reincidencia se considera agravante.

🕵️ Seguimiento y control.

Bienes Muebles e Inmuebles puede realizar:

🔍 Inspecciones físicas por muestreo.
📊 Verificaciones de activos de alto valor.
📁 Visitas a oficinas con dudas o incumplimientos.

⏱️ Plazos importantes.

Posterior a la verificación enviar un correo electrónico a su técnico de bienes muebles a cargo con la aprobación del inventario o el detalle de las diferencias o inconsistencias (Sobrantes y Faltantes). Cualquier consulta puede buscar al Técnico de su inventario ingresando al wiki Ejecutivo de Inventario.

Del 5 al 9 de enero se ejecutará el primer pedido de proveeduría del año

Para ver calendario completo y todos los detalles: Clic aquí

📢 Introducción

Este espacio concentra toda la información oficial sobre el proceso de pedidos de proveeduría: fechas habilitadas, cronograma de entregas y lineamientos para la gestión de pedidos urgentes.

📅 Pedidos Ordinarios

Los pedidos de proveeduría se realizan únicamente durante los primeros 5 días hábiles de cada mes impar (enero, marzo, mayo, julio, setiembre y noviembre).

➡️ Durante esos periodos la página web de pedidos estará habilitada.
➡️ Fuera de estas fechas, la página permanecerá cerrada y no será posible generar pedidos.

🔗 Cronograma de pedidos 2025

🚨 Pedidos Urgentes

Los pedidos urgentes son aquellos que, aunque se hayan gestionado dentro de las fechas habilitadas en la página web, no pueden esperar a la fecha de entrega programada.

Procedimiento

1. Crear el pedido en la web durante la fecha habilitada.

2. Una vez aprobado, enviar un correo a 📩 proveeduria@bancobcr.com con:

   • Número del pedido.

   • Nombre completo del funcionario BCR.

   • Número de cédula.

   • Número de placa del vehículo.

3. Se coordinará con la empresa proveedora una cita para el retiro anticipado.

📍 Lugar de retiro

Imprenta R.R. Donnelley de Costa Rica
Detrás de Intcomex, La Uruca, 250 metros sur de la rotonda Juan Pablo II, sobre calle paralela a la Autopista General Cañas.

• En Waze: R.R. Donnelley de Costa Rica

• En Google Maps: Imprenta R.R. Donnelley Costa Rica

📌 Notas importantes

• 🔑 Las claves de acceso no deben compartirse.

• 👨‍💼 El recibido de suministros es exclusivo para funcionarios del Banco de Costa Rica.

• ✅ Solo se gestionan pedidos previamente coordinados con la Oficina de Bienes Muebles e Inmuebles.

📞 Consultas

📩 proveeduria@bancobcr.com

👉 Este blog se actualizará conforme se realicen ajustes al cronograma o procedimientos de pedidos.

El 01 de marzo del 2025 inicia un nuevo periodo de inventarios, de allí la importancia de aplicar lo señalado en las Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR, donde queda expresamente señalado la responsabilidad y consecuencias en la la ejecución de inventaros en el CFBCR.

Instamos a las oficinas que no hicieron el inventario, ponerse al día este año y evitar inconvenientes futuros.

Puede consultar las oficinas que no realizaron inventario en 2024 aquí.

Consideraciones importantes, según lo señalado en la B-24-03 Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR.

Omisión en justificación de inventarios

Cuando la oficina omita la justificación o respuesta de tal situación en el plazo establecido según lo descrito en párrafos precedentes (un mes calendario contado a partir de recibida la comunicación), por una única vez la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles debe solicitar al superior jerárquico respectivo, la remisión del inventario en forma completa según lo requerido, lo cual debe hacer en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al comunicado adicional

4. Inventarios

Para efectos de la realización , revisión, actualización, modificación y cualquier observación requerida del inventario, deben acceder a través de INFINITY ERP o por medio 30-KD Inventario anual de activos fijos Bienes muebles e inmuebles.

El superior jerárquico de la respectiva oficina es el responsable de velar por el cumplimiento del inventario y de la actualización de este, así como del envío de la conformidad o inconsistencias encontradas en relación con el listado consultado en INFINITY ERP y elaborado por la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles, lo cual debe realizar dentro del plazo de un mes calendario, contado a partir del día siguiente de realizada la comunicación que informa sobre la revisión del inventario.

Incumplimiento en la realización de inventarios

El incumplimiento de las presentes disposiciones genera responsabilidad disciplinaria para la persona trabajadora que la incumple, siendo que, para las personas trabajadoras del Conglomerado Financiero BCR, la responsabilidad disciplinaria se establece previo cumplimiento del debido proceso según lo establecido en el Reglamento de procedimientos administrativos del Banco de Costa Rica. En cuanto a las subsidiarias, dicha responsabilidad se debe establecer conforme con la normativa que les regule, mediante un informe que se debe remitir al respectivo gerente general de la sociedad, a fin de que, conforme al régimen de responsabilidad aplicable, se determine la eventual responsabilidad

Como medida de contingencia ante la finalización del contrato actual de proveeduría en el mes de marzo, y dado que la adjudicación del nuevo contrato aún no se confirma, se solicita realizar de manera anticipada el pedido de proveeduría equivalente a los próximos dos bimestres.

Calendario de pedidos

Para asegurar que ninguna oficina se quede sin suministros y evitar afectaciones en la operativa diaria, a continuación, se detallan las fechas clave para cada oficina usuaria:

Importante:

Esta medida tiene como objetivo garantizar que las oficinas dispongan de los suministros necesarios para evitar interrupciones en sus operaciones. Les rogamos realizar sus pedidos dentro del periodo del 3 al 7 de febrero para asegurar una adecuada planificación y entrega.

Relevante prestar atención a los formularios personalizados, se deben pedir con sostén para tres bimestres.

Quedamos atentos a cualquier consulta o coordinación que necesiten.

Los pasos son los siguientes: 

	Puede consultar su inventario por unidad ejecutora aquí
	Realizar el inventario en la aplicación 30-KD Inventario anual de activos Bienes muebles e inmuebles.
	Posterior a la verificación enviar un correo electrónico a:  InventarioAnual@bancobcr.com con la aprobación del inventario o el detalle de las diferencias o inconsistencias (Sobrantes y Faltantes)

Datos importantes a considerar:

El superior jerárquico de la respectiva oficina es el responsable de velar por el cumplimiento del inventario y de la actualización de este, así como del envío de la conformidad o inconsistencias encontradas.

Las oficinas del CFBCR tendrán un mes calendario contado a partir de recibida la comunicación del inicio de los inventarios para proceder con la validación del inventario, por una única vez la Unidad de Bienes Muebles e Inmuebles debe solicitar al superior jerárquico respectivo, la remisión del inventario en forma completa según lo requerido.

El incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria para la persona trabajadora que la incumple, la responsabilidad disciplinaria se establece previo cumplimiento del debido proceso según lo establecido en el Reglamento de procedimientos administrativos del Banco de Costa Rica y las B-24-03 Disposiciones administrativas para la gestión de activos en el Conglomerado Financiero BCR

Además, para cualquier consulta puede buscar al encargado de su inventario ingresando al wiki Ejecutivo de Inventario.

Viajamos a la Escuela Los Lagos en
la Roxana de Guápiles para donar mobiliario

Con el objetivo de continuar generando impactos positivos en todas nuestras partes interesadas, velando no solo por la utilidad financiera, sino también, por la utilidad ambiental y social de nuestras operaciones, este lunes 09 de setiembre, viajamos a la Escuela Los Lagos, en la Roxana de Guápiles para entregarles en calidad de donación, mobiliario BCR en desuso y que ellos estaban requiriendo. 

Todo el proceso de coordinación para la donación y entrega estuvo a cargo de la Unidad de Bienes Muebles, quienes fueron impulsores y habilitadores para que estos bienes tengan un segundo uso muy bien aprovechado.

Para conocer los requisitos para donaciones: Clic aquí

Jorge Rodriguez Bogle Viceministro de la Presidencia y
@Mynor Hernandez Hernadez92B5E70D-5250-4D9C-8A80-A935FC09443D​, Gerente Corporativo de Operaciones
 

El Ministerio de la Presidencia es la entidad encargada de asesorar al presidente de la República, así como de coordinar las políticas y acciones del gobierno, adicionalmente coordina la agenda presidencial, la supervisión de las políticas, la administración de las relaciones con los demás poderes del Estado y la coordinación con otras instituciones gubernamentales.

Desde hace muchos años nuestro BCR tiene una estrecha relación con este ministerio, desde el punto de vista comercial les ofrecemos: servicios de pago (BCR Compras institucionales), QuickPass y Cajero automático ubicado en las instalaciones de Casa Presidencial. 

Producto de esta sinergia y con el objetivo de seguir generando impactos en todas nuestras partes interesadas, velando no solo por la utilidad financiera, sino también, por la utilidad ambiental y social de nuestras operaciones, durante este 2023 iniciamos un proceso en conjunto con el ministerio, para poder entregarles en calidad de donación, mobiliario BCR en desuso y que ellos estaban requiriendo.

Aunado a lo anterior esta acción es una forma más de materializar el apoyo que desde hace décadas brindamos a las entidades estatales y a su vez al pueblo de Costa Rica, ya que al donar este mobiliario se ahorra recursos que pueden invertirse en otros requerimientos país. 

Es importante destacar que esta donación se realizó con base a la Ley general de Contratación Pública, la Ley de donaciones 8034 del 19 de octubre del 2000 y su reforma del 7 de diciembre del 2010. 

Además, y aun cuando para esa fecha no se contaba con la solicitud de donación por parte del ministerio, en marzo del presente año se realizó la Feria Institucional de Bienes, lo cual permitió atender primero nuestras necesidades institucionales y dotar de más 176 activos, sin costo, a 42 oficinas de todo el Banco. 

Todo el proceso de coordinación para donación y entrega de mobiliario estuvo a cargo de la Unidad de Bienes Muebles y la Gerencia de Gestión Sector Público, quienes trabajaron en alianza siendo impulsores y habilitadores para que estos bienes tengan un segundo uso muy bien aprovechado. 

De este modo el viernes 1º de setiembre realizamos en nuestras Oficinas Centrales el acto formal de firma del Informe de entrega de donación de mobiliario y equipo al Ministerio de la Presidencia. 

Posteriormente el jueves 07 de setiembre el Ministerio de la Presidencia retiró todo el mobiliario donado, en el BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima. 

El martes 03 de octubre se nos notificó, por parte del ministerio, que todo el mobiliario entregado ya ha sido dispuesto y utilizado según los fines definidos. Ejemplo de parte del mobiliario instalado: 

Utilidad financiera: 

• Ahorro de recursos ya que el ministerio no debe erogar fondos para comprar este mobiliario y en su lugar puede invertirse en otras necesidades país. En el caso del Banco permite bajar el gasto por concepto de los bienes inventariados. 

Utilidad ambiental: 

• "Reutilizar" es uno de los principios fundamentales de una buena política medioambiental
• El mobiliario estaba en desuso por lo que darle una segunda vida se asegura de que los artículos cumplan su máxima vida útil, esto alivia parte de la presión sobre el medio ambiente y también reduce la cantidad de nuevos recursos necesarios para fabricar mobiliario. 

Utilidad social: 

• El BCR es uno de los principales bancos estatales y desempeña un papel fundamental en el sistema financiero del país, ofreciendo una variedad de servicios bancarios y financieros a la población costarricense, empresas privadas e instituciones públicas, esta donación permite afianzar la sinergia con el ministerio y promover su reputación como entidad que apoya e impulsa a las entidades para su desarrollo. 

Pasos hasta la instalación del mobiliario donado:

1. El 18 de mayo del 2023, se recibe solicitud del viceministro de la Presidencia para visitar las Bodegas del BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima y así valorar el equipo y mobiliario requerido por el Ministerio para ser otorgado por el BCR en calidad de donación. 
2. El 24 de mayo del 2023 se recibe al Viceministro Jorge Rodriguez Bogle, doña Hannia Arce Rojas y don Ronald Moya del Ministerio de la Presidencia en las Bodegas del BCR Edificio BMEI, Cartago La Lima, en compañía de don Guillermo Thompson, Rosibel Arnuero y Luis Espinoza colaboradores del BCR. 
3. El martes 30 de mayo se realiza una segunda visita, a las Bodegas del BCR Edificio BMEI, Cartago La Lima, donde el ministerio define el listado final de mobiliario y equipo requerido en carácter de donación. 
4. A solicitud de la oficina de Bienes muebles, se realiza un avalúo por parte de la oficina de Ingeniería y Valuación el cual es entregado el 22 de agosto del presente año, con el detalle de todos los equipos a entregar al Ministerio de la Presidencia, así como su respectivo valor en libros. 
5. El viernes 1º de setiembre se firma el acto formal de firma del Informe de entrega de donación de mobiliario y equipo al Ministerio de la Presidencia.
6. El jueves 07 de setiembre el Ministerio de la Presidencia retiró todo el mobiliario donado, en el BCR Edificio BMEI ubicadas en Cartago La Lima.
7. El martes 03 de octubre se notifica por parte del ministerio que todo el mobiliario ya ha sido instalado. 

En caso de que no pueda visualizar el video: CLIC AQUÍ
 

Como hemos podido conocer a lo largo de las últimas semanas, el uso racional de la proveeduría reviste de especial importancia en la operatividad diaria de las oficinas de todo el Conglomerado, este proceso incluye promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y que se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad de cada área.  

Por lo anterior, les invitamos a repasar los siguientes ejemplos que nos permiten ampliar estos conceptos y traerlos a nuestra cotidianeidad:

Ejemplo 01: desde mayo del 2022 a Rosibel se le encomendó la tarea de realizar los pedidos de proveeduría de su oficina. Desde ese momento nunca ha verificado las fechas de caducidad de los productos que se encuentran almacenados, ella solicita la misma cantidad de artículos por bimestre.

Este proceso no es correcto porque en caso de que un producto esté dañado y haya pasado mucho tiempo, ya no se podrá solicitar la garantía, porque el proveedor establece un periodo definido de acuerdo con la caducidad del artículo.

Hoy le compartimos la tabla de garantías, este dato es muy importante para solicitar los productos de acuerdo con las existencias reales en oficina:

Ejemplo 02: Guillermo es el encargado de solicitar cada bimestre la proveeduría de su oficina, él nunca revisa las existencias, caducidad o espacio que ocupan los artículos, siempre realiza el mismo pedido.

Este proceso no es correcto porque se incurre en un gasto sin verificar lo que realmente necesita su equipo de trabajo. Estos son algunos consejos para que Guillermo pueda realizar un pedido adecuado:

• Establecer márgenes de compra bimensual para para evitar obsolescencia de artículos en bodegas.
• Guardar y utilizar los artículos más antiguos primero, de modo que, en caso de requerir una garantía, esta esté vigente
• Llevar una lista de los insumos que se utilizan en mayor volumen de acuerdo con la actividad del negocio
• Mantener todos los artículos de la proveeduría ordenados
• Corroborar bimensualmente las existencias de los artículos para solicitar solo lo necesario

La unidad de Bienes Muebles es la encargada de administrar el contrato de la proveeduría con la finalidad de que se puedan entregar en tiempo y forma los suministros que se requieren en las distintas oficinas del Conglomerado Financiero BCR.

Los pedidos de la proveeduría se realizan bimensualmente durante los primeros cinco días hábiles de cada mes impar, es decir enero, marzo, mayo, julio, setiembre y noviembre).

Por lo anterior y debido a la importancia de promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad y operatividad de cada oficina del Conglomerado, hoy les ofrecemos más consejos sobre como podemos aportar al uso racional de la proveeduría:

Uso de Papel

• Evitar su uso siempre que sea posible, por ejemplo, guardando los documentos en formato digital, optimizando el número de copias necesarias, compartiendo información solo de manera digital aprovechando los correos electrónicos, el One Drive, las carpetas compartidas, entre otros, sistemas oficiales.
• Procurar que todos los documentos se fotocopien o impriman usando la doble cara, igualmente, ajustar en la medida de lo posible los textos para que quepan dos páginas de un documento o publicación en una hoja estándar.
• Reutilizar todo el papel que haya sido impreso sólo por una cara, para: imprimir borradores, fabricar bloc de notas, para mensajes, números telefónicos, entre otros y de esta forma se evita utilizar papel nuevo.

Materiales de oficina

• En el caso de: grapas, lápices, lapiceros, rollos, clips, entre otros materiales que sean pequeños o de uso cotidiano se debe mantenerlos ordenados de modo que se pueda tener un control de lo que verdaderamente hace falta y se deba solicitar en la proveeduría.
• Mayor control y organización del material: definir las necesidades que realmente tiene la oficina. Para ello es aconsejable realizar un listado de todos los materiales que necesitan utilizarse y cuáles son los que más se usan y se terminan antes.
• Colocar los artículos más antiguos al frente o de primero, de modo que estos sean los que se gasten antes y en caso de necesitar solicitar una garantía el producto se encuentre dentro del plazo que señala el proveedor.

Se recuerda que la Unidad de Bienes apoya a conocer y empezar a mantener un uso racional de la proveeduría, para lo cual pueden escribir al correo: proveeduria@bancobcr.com donde pueden solicitar  generar una serie de reportes que pueden ser la guía para conocer los históricos de gasto, de consumo y con ellos iniciar el buen hábito de mantener los productos ordenados y solicitar solo lo necesario.

Con el fin de mantener su inventario debidamente actualizado, cuando se reporten inconsistencias referentes a activos administrados por las diferentes áreas técnicas, estas se pueden consultar en caso de duda o inconsistencia.

Para esto deben solicitar el criterio técnico a cada área en específico en caso de necesitar depurar su inventario.