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Como hemos podido conocer a lo largo de las últimas semanas, el uso racional de la proveeduría reviste de especial importancia en la operatividad diaria de las oficinas de todo el Conglomerado, este proceso incluye promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y que se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad de cada área.
Por lo anterior, les invitamos a repasar los siguientes ejemplos que nos permiten ampliar estos conceptos y traerlos a nuestra cotidianeidad:
Ejemplo 01: desde mayo del 2022 a Rosibel se le encomendó la tarea de realizar los pedidos de proveeduría de su oficina. Desde ese momento nunca ha verificado las fechas de caducidad de los productos que se encuentran almacenados, ella solicita la misma cantidad de artículos por bimestre.
Este proceso no es correcto porque en caso de que un producto esté dañado y haya pasado mucho tiempo, ya no se podrá solicitar la garantía, porque el proveedor establece un periodo definido de acuerdo con la caducidad del artículo.
Hoy le compartimos la tabla de garantías, este dato es muy importante para solicitar los productos de acuerdo con las existencias reales en oficina:
Ejemplo 02: Guillermo es el encargado de solicitar cada bimestre la proveeduría de su oficina, él nunca revisa las existencias, caducidad o espacio que ocupan los artículos, siempre realiza el mismo pedido.
Este proceso no es correcto porque se incurre en un gasto sin verificar lo que realmente necesita su equipo de trabajo. Estos son algunos consejos para que Guillermo pueda realizar un pedido adecuado:
- Establecer márgenes de compra bimensual para para evitar obsolescencia de artículos en bodegas.
- Guardar y utilizar los artículos más antiguos primero, de modo que, en caso de requerir una garantía, esta esté vigente
- Llevar una lista de los insumos que se utilizan en mayor volumen de acuerdo con la actividad del negocio
- Mantener todos los artículos de la proveeduría ordenados
- Corroborar bimensualmente las existencias de los artículos para solicitar solo lo necesario