Bienes Muebles

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Como hemos podido conocer a lo largo de las últimas semanas, el uso racional de la proveeduría reviste de especial importancia en la operatividad diaria de las oficinas de todo el Conglomerado, este proceso incluye promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y que se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad de cada área.  

Por lo anterior, les invitamos a repasar los siguientes ejemplos que nos permiten ampliar estos conceptos y traerlos a nuestra cotidianeidad:

Ejemplo 01: desde mayo del 2022 a Rosibel se le encomendó la tarea de realizar los pedidos de proveeduría de su oficina. Desde ese momento nunca ha verificado las fechas de caducidad de los productos que se encuentran almacenados, ella solicita la misma cantidad de artículos por bimestre.

Este proceso no es correcto porque en caso de que un producto esté dañado y haya pasado mucho tiempo, ya no se podrá solicitar la garantía, porque el proveedor establece un periodo definido de acuerdo con la caducidad del artículo.

Hoy le compartimos la tabla de garantías, este dato es muy importante para solicitar los productos de acuerdo con las existencias reales en oficina:

Ejemplo 02: Guillermo es el encargado de solicitar cada bimestre la proveeduría de su oficina, él nunca revisa las existencias, caducidad o espacio que ocupan los artículos, siempre realiza el mismo pedido.

Este proceso no es correcto porque se incurre en un gasto sin verificar lo que realmente necesita su equipo de trabajo. Estos son algunos consejos para que Guillermo pueda realizar un pedido adecuado:

• Establecer márgenes de compra bimensual para para evitar obsolescencia de artículos en bodegas.
• Guardar y utilizar los artículos más antiguos primero, de modo que, en caso de requerir una garantía, esta esté vigente
• Llevar una lista de los insumos que se utilizan en mayor volumen de acuerdo con la actividad del negocio
• Mantener todos los artículos de la proveeduría ordenados
• Corroborar bimensualmente las existencias de los artículos para solicitar solo lo necesario

La unidad de Bienes Muebles es la encargada de administrar el contrato de la proveeduría con la finalidad de que se puedan entregar en tiempo y forma los suministros que se requieren en las distintas oficinas del Conglomerado Financiero BCR.

Los pedidos de la proveeduría se realizan bimensualmente durante los primeros cinco días hábiles de cada mes impar, es decir enero, marzo, mayo, julio, setiembre y noviembre).

Por lo anterior y debido a la importancia de promover que los pedidos solicitados estén alineados al consumo real de manera bimensual y se mantengan niveles adecuados de suministros según la transaccionalidad y operatividad de cada oficina del Conglomerado, hoy les ofrecemos más consejos sobre como podemos aportar al uso racional de la proveeduría:

Uso de Papel

• Evitar su uso siempre que sea posible, por ejemplo, guardando los documentos en formato digital, optimizando el número de copias necesarias, compartiendo información solo de manera digital aprovechando los correos electrónicos, el One Drive, las carpetas compartidas, entre otros, sistemas oficiales.
• Procurar que todos los documentos se fotocopien o impriman usando la doble cara, igualmente, ajustar en la medida de lo posible los textos para que quepan dos páginas de un documento o publicación en una hoja estándar.
• Reutilizar todo el papel que haya sido impreso sólo por una cara, para: imprimir borradores, fabricar bloc de notas, para mensajes, números telefónicos, entre otros y de esta forma se evita utilizar papel nuevo.

Materiales de oficina

• En el caso de: grapas, lápices, lapiceros, rollos, clips, entre otros materiales que sean pequeños o de uso cotidiano se debe mantenerlos ordenados de modo que se pueda tener un control de lo que verdaderamente hace falta y se deba solicitar en la proveeduría.
• Mayor control y organización del material: definir las necesidades que realmente tiene la oficina. Para ello es aconsejable realizar un listado de todos los materiales que necesitan utilizarse y cuáles son los que más se usan y se terminan antes.
• Colocar los artículos más antiguos al frente o de primero, de modo que estos sean los que se gasten antes y en caso de necesitar solicitar una garantía el producto se encuentre dentro del plazo que señala el proveedor.

Se recuerda que la Unidad de Bienes apoya a conocer y empezar a mantener un uso racional de la proveeduría, para lo cual pueden escribir al correo: proveeduria@bancobcr.com donde pueden solicitar  generar una serie de reportes que pueden ser la guía para conocer los históricos de gasto, de consumo y con ellos iniciar el buen hábito de mantener los productos ordenados y solicitar solo lo necesario.

CFBCR SEMANA PARA PEDIDOS DE PROVEEDURIA

Queremos recordarle que para el mes julio 2022, del 1 al 8 se inician los pedidos de proveeduría.

Es importante aclarar que para este segundo semestre se realizó un ajuste del 25% a la baja, lo anterior debido a un ajuste presupuestario en la partida destinada para la compra de proveeduría.

En nuestra comunidad puede encontrar el link de RRDONELLY