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La importancia del control de activo fijo es reunir toda la información de manera detallada del estado, costo y depreciación del activo que permita una mejor toma de decisiones
Para poder realizar una gestión adecuada del activo fijo deben existir varias etapas entre las que podemos mencionar:
1. Gestión de solicitudes: El área de Bienes Muebles e Inmuebles atiende las solicitudes de mobiliario, registro, entrega de activos a nivel nacional.
2. Plaqueo: Los activos cuentan con una placa única para lograr identificarlo en la toma física de inventario y en el sistema nos permite validar características financieras y descriptivas de cada activo. En este momento nos encontramos remitiendo placas con código QR, esto con el fin de poder ser leídas con un algún tipo de dispositivo que facilite el registro del inventario.
3. Asignación de activos: Cada activo es asignado en una unidad ejecutora para facilitar su ubicación, tener un control de los activos por oficina y adicional un responsable del inventario.
4. Toma física de inventarios: Las oficina de Bienes Muebles e Inmuebles facilita una lista por unidad ejecutora de los activos asignados a cada oficina esto con el fin que se realice una revisión entre el listado y los activos fijos físicos de la oficina.
5. Reporte de Inconsistencias: En el momento de presentarse una diferencia en el inventario se indica al área de Bienes Muebles e Inmuebles para analizar las inconsistencias generadas y valorar según lo establecido en la normativa si se puede solventar.
6. Validación del inventario: Una vez finalizado la validación de las inconsistencias se indica a la oficina que realice una revisión del inventario para confirmar que se encuentra a satisfacción