Gerencia de Finanzas

Publicación original:  9/12/2019 | Optimización de Gastos

Los mejores consejos para reducir tus gastos administrativos
Escrito por Bi-Credit | abril 2018

Aumentar tus ganancias e impulsar la rentabilidad de tu negocio requiere que ejerzas un cuidadoso control de los gastos administrativos.
 

No nos referimos a una reducción generalizada de los mismos, sino a que optimices el uso de tus recursos de manera que se cumplan los objetivos de tu negocio.
 

La planeación financiera y estratégica es la base de una empresa exitosa. Debes saber cuáles son tus metas, qué camino debes seguir para alcanzaras y cómo vas a financiarlo.
 

Parte de esos planes estratégicos para el desarrollo y crecimiento de tu empresa es decidir cómo utilizar los recursos de manera eficiente reduciendo o eliminando los gastos improductivos y dirigiendo la inversión de manera inteligente.

Planea y justifica
 

Para lograr el mayor control de los gastos administrativos es conveniente que sigas estos consejos:
 

• Registra todos los gastos de operación e identifica las tendencias. Un análisis cuidadoso te permitirá detectar las variaciones al alza o a la baja que se salgan de la norma y te ayudará en la toma de decisiones.

• Haz un análisis por áreas y pide a los encargados que justifiquen todos los gastos realizados y proyectados para identificar los que no son necesarios y se pueden reducir o eliminar.

• Elabora presupuestos y dales seguimiento para identificar malas prácticas o desvíos o detectar áreas donde el gasto no sea suficiente para la consecución de las metas propuestas.

• Compara tus presupuestos proyectados de gastos con los reales una vez realizados y haz los ajustes que sean necesarios.

• Haz consciente a tu personal de la importancia de controlar los gastos administrativos para mantener la rentabilidad de la empresa, y escucha las propuestas que hagan con ese fin.
   

Cuando sea necesario recortar...
 

Habrá ocasiones en que no tengas más remedio que aplicar recortes de gastos, pero esta decisión debe ser muy bien pensada para no afectar las operaciones de la empresa ni la calidad de sus productos o servicios.

Algunos renglones donde se pueden reducir gastos administrativos son:

• Personal. No se trata de ir directamente a los despidos, sino de buscar maneras de reducir los costos salariales mediante estrategias creativas como equilibrar de otra manera las remuneraciones para que la empresa pueda beneficiarse con prestaciones no gravables o deducibles.

• Gastos de representación. Llevar un control estricto de estos gastos y del manejo de la caja chica te puede ahorrar mucho dinero. Establece una política de gastos de representación y de viajes que aclare a tus empleados cuáles están justificados y aprobados y qué tipo de documentación comprobatoria deben presentar para facilitar tu deducibilidad fiscal.

• Subcontratación. Delegar algunas funciones administrativas en servicios de outsourcing puede ahorrarte costos de personal y de administración. Evalúa esta posibilidad.

• Ten un buen sistema de cobranza y gestiona de manera inteligente tus pagos. Por un lado, cobra a tiempo; y esto requiere que lleves un control de quién te debe, cuánto y cuál es su fecha de pago para que mandes recordatorios a tiempo. Por el otro, aprovecha los descuentos por pronto pago que ofrezcan tus proveedores cuando puedas hacerlo y paga a tiempo para evitar recargos.

Recomendaciones adicionales sobre reducción de gastos:

• Mantente al tanto de los precios de mercado de tus insumos para que renegocies con tus principales proveedores cuando detectes variaciones a la baja importantes que puedan beneficiar a tu negocio.

• Gestiona cuidadosamente tu inventario para que no tengas en bodega insumos que no vas a ocupar pronto (pero sí tienes que pagar) o productos terminados de baja demanda.

• Aprovecha la tecnología y utiliza software de gestión que liberan el tiempo de tu personal para que realicen actividades más productivas.

• Un consejo extra que no tiene que ver con reducción de gastos pero sí con optimización de tus recursos: pon a trabajar tu dinero. Una buena gestión financiera incluye invertir el capital cuando no esté en uso.

• El director financiero de tu empresa o un asesor externo pueden diseñar tus planes de inversiones de acuerdo a tus necesidades de efectivo para determinar los instrumentos y plazos más convenientes para que no pongas en riesgo tu dinero y tengas liquidez cuando la necesites.

• Controlar los gastos no tiene por qué afectar a tus operaciones. Analiza a qué se destinan tus recursos y decide cuáles gastos no productivos se pueden reducir o eliminar sin afectar la calidad de tus productos o servicios ni tu actividad empresarial.

Publicación original: 10/9/2020 | Optimización de Gastos

Ser eficiente se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos; el punto clave es la reducción de recursos al mínimo, es enfocarse en el ahorro.

El BCR será más eficiente en la medida en que cada colaborador se comprometa con la disposición de utilizar los recursos requeridad en la estrategia del Banco de manera eficiente, evitar la redundancia en las compras y aprovechar de manera institucional, las herramientas operativas y de gestión adquiridas por la organización, maximizando además la gestión por el logro de los objetivos que persigue el negocio establecidos por los órganos superiores de la Administración. 

Si no somos eficientes con los gastos provocaremos en la institución:

• Disminución de sus ingresos y su rentabilidad (Debilite su suficiencia patrimonial).
   
• Aumento en los gastos administrativos (salarios, vacaciones) y operativos (alquileres, pólizas).
   
• Disminución de la productividad (por el alto costo de los insumos al no haber sido bien planificados: tecnologías, recursos humanos, equipo y mobiliario).
   
• Desequilibrio en gestión de eficiencia que no permiten optimizar los Indicadores de Gestión de Eficiencia. 
   
• Disminución de la utilidad de la organización.
   
• Activación del riesgo de imagen y reputacional.
   
• Afectación de la nota que asignan las calificadoras de riesgo.
   
• Aumento de la supervisión de los órganos contralores y supervisores.

Para evitar situaciones como las descritas anteriormente, es primordial que todos los colaboradores avancemos y evolucionemos diariamente hacia un cambio de cultura que se caracterice por la búsqueda de la eficiencia y que nos permita hacer realidad la misión del Banco.

De acuerdo al contexto actual de la competencia financiera, cada día más agresiva, debemos fortalecer nuestra presencia e imagen en el mercado financiero costarricense y posicionar al BCR dentro de las empresas financieras que ofrecen mayor solidez, seguridad financiera y jurídica fundamentado, además, en un servicio al cliente de excelencia y alta calidad.

Publicación original:  24/9/2020 | Optimización de Gastos

La eficiencia operativa es un indicador muy utilizado en el sector financiero para determinar la rentabilidad de una entidad. Su relevancia es cada vez más importante para establecer el estado de salud de las mismas.

El indicador de eficiencia (IE) relaciona el conjunto de ingresos que obtiene una institución en un periodo determinado, con los gastos que ha generado en la operación. Cuanto más bajo es el indicador, más ingresos se han generado para la entidad, o bien han disminuido los gastos. Por ejemplo: una eficiencia del 50% (este indicador se expresa en porcentaje), significa que por cada colón que ingresa al Banco, se desembolsan 50 céntimos en gastos de operación.

En términos generales, la mejora del IE depende de dos factores: el aumento de los ingresos (manteniendo los costos con una gestión de eficiencia controlada) o la disminución de los egresos, lo que provoca un aumento continuado de la productividad a bajo costo, tratando de obtener siempre, economías de escala que provoquen que la eficiencia operativa sea cada vez más óptima.

El Departamento de Estabilización Financiera del Banco Central de Costa Rica, en conjunto con el Gobierno Central de la República, solicita a los Bancos del Estado mejorar el indicador a través de la directriz N° 045-MH-MCEE, emitida a finales del 2019, “Para mejorar la eficiencia y la inclusión financiera a nivel de personas y Mipymes”.

Esta directriz instruye a los bancos a mejorar progresivamente su eficiencia operativa, reducir gastos administrativos y los márgenes de intermediación, así como optimizar sus niveles de inclusión financiera mediante un mayor acceso de personas y de micro, pequeñas y medianas empresas (Mipymes) a las cuentas bancarias y al crédito.

Para el mes de julio del 2020 el IE del BCR alcanzó la cifra de 80.88% y según la directriz mencionada, el BCCR solicita que para finales del 2022 debemos disminuirlo a un 52%.

Por lo anterior, tenemos el reto de volver nuestro Banco más eficiente, aumentando los ingresos, pero sobre todo, controlando y disminuyendo los gastos, con el propósito de mitigar, aunque sea en parte, la actual competencia agresiva y los márgenes de intermediación decrecientes de los últimos años. Esto nos permitirá mejorar, en el corto plazo, la productividad y eficiencia, que garanticen nuestra permanencia sólida en el mercado financiero costarricense y cumplir con la directriz que nos dicta el BCCR.

Publicación original: 24/9/2020  |  Optimización de Gastos

Cuando nos proponemos ahorrar para un objetivo específico, cada aporte extra nos acerca cada vez más a alcanzar esa meta definida. Además, en el proceso, nuestros hábitos empiezan a cambiar para cumplir la meta. Por ejemplo, limitamos los gastos hormiga, planificamos un presupuesto más estricto, etc.
 

Muy similar a este escenario, nuestra Institución tiene un objetivo por cumplir con respecto a su eficiencia operativa. 
 
 

La pregunta en este punto es ¿Cómo lo logramos? Lo primero que debemos tener claro es que la eficiencia operativa se compone de dos indicadores: los ingresos y los gastos. Es decir, el Banco debe procurar aumentar sus ingresos, sin descuidar el importe al que llegan los gastos al final de cada periodo. 
 
 

Todos podemos contribuir para que ese indicador de eficiencia empiece a disminuir, sin importar si estamos haciendo teletrabajo, laborando en las oficinas o en telecentros. Entre todos podemos hacer que suceda, pues como decíamos al inicio, cualquier aporte nos acerca cada vez más a la meta. 
 
 

Si volvemos a la interrogante ¿Cómo lo logramos?, la respuesta es quizás, más sencilla de lo que pensamos:
 
 

• Disfrutemos anualmente las vacaciones que por derecho nos corresponden, acumularlas implica que el Banco debe realizar provisiones muy altas que impactan en los indicadores de rentabilidad y por ende, en la eficiencia.

• Administremos de manera correcta los suministros de proveeduría de las oficinas. Esto nos lleva a evitar solicitar cantidades excesivas de materiales para acumularlos en las proveedurías, realicemos en cambio, un inventario periódico y encarguemos sólo lo que verdaderamente necesitemos.

• Mantengamos ordenados los espacios en que almacenamos los materiales. Este hábito nos permitirá conocer de forma rápida la cantidad real de los insumos que necesitamos y nos aseguraremos de contar con todos los suministros necesarios de forma oportuna, para no tener que realizar pedidos extraordinarios, cuyo costo es muy elevado para el Banco. 

Lo anteriormente descrito, puede parecer muy sencillo y quizás hasta obvio, pero realmente son acciones accesibles y alcanzables, en las que cada uno de nosotros puede aportar su granito de arena en pro de volver a nuestro Banco, una entidad financiera más eficiente.

Publicación original: 01 Octubre, 2020 | Optimización de Gastos

En el siguiente video podrá encontrar consejos con los que podemos contribuir con la disminución del indicador de eficiencia operativa, tanto en nuestro trabajo como en nuestro hogar.

En caso de que no pueda visualizar el video: CLIC AQUÍ