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La Causa Raíz
María Eugenia Zeledón Porras
Auditor General Corporativa
INTRODUCCION
Desde el abordaje regular del alcance de una auditoría, las evaluaciones que se ejecutan procuran verificar el cumplimiento de los elementos de control interno establecidos en la ejecución de los procesos de la entidad, conforme las funciones y responsabilidades asignadas.
Lo expuesto resulta sencillo, pues esa definición no deriva de un imposición del auditor, sino del diseño del sistema de control interno, tal y como lo establece la Ley 8292, Ley General de Control Interno.1
En ese desarrollo, las desviaciones que se identifican en la ejecución de las actividades definidas en el diseño del control y la posición preventiva al adoptar las medidas que sean necesarias para cumplir los objetivos previstos, reflejan incumplimientos, omisiones, e inclusive acciones que podrían implicar conductas sujetas a la definición de responsabilidades.
La mera identificación de esas características, de igual forma podría resultar sencilla, pues es suficiente con observar la definición del control y no identificar la existencia de su cumplimiento.
Lo interesante y que no resulta en igual plano de sencillez es la definición de las causas.
Esta responsabilidad para el auditor -y que amerita del acompañamiento de la parte interesada- debe permitir establecer con la mayor claridad las causas del incumplimiento, y de esta forma orientar una adecuada propuesta de recomendación, y por ende los cursos de acción que permitan atender y corregir las situaciones que motivan o provocan lo que se identificó.
Pareciera que el esfuerzo requerido, inclusive más allá de la aplicación práctica en la ejecución de las funciones de la Auditoría, se extiende a cualquier otro tema y áreas de nuestras vidas, y radica en generar un esfuerzo al buscar respuestas a distintas preguntas, entre ellas:
- ¿Qué se define como causa raíz?
- ¿Por qué nos cuesta identificar la causa real para abordar la atención de los problemas de manera efectiva?
- ¿Qué se requiere para identificar la causa raíz?
DESARROLLO
Empecemos por definir el concepto “causa” conforme lo que nos expone el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE):
“1.f. Aquello que se considera como fundamento u origen de algo.
2.f. Motivo o razón para obrar.
3.f. Empresa o doctrina en que se toma interés o partido.” (El subrayado no es del texto)
Expresado en palabras que nos lleven a comprender el concepto sugerido, podríamos decir que corresponde al origen que debe motivar nuestro interés en el actuar.
Ahora bien, hagamos el mismo ejercicio con la palabra “raíz”:
“3.f. Parte de una cosa, de la cual, quedando oculta, procede lo que está manifiesto.
4.f. Parte inferior o pie de cualquier cosa.
5.f. Causa o origen de algo.” (El subrayado no es del texto)
En este caso, el concepto, al parecer nos plantea la identificación de una parte oculta que origina lo que podemos ver.
De esta forma, si combinamos ambas definiciones y la interpretación conceptual que al parecer se nos propone, podríamos decir que la causa raíz corresponde al origen.
Entonces ¿Cómo determinamos el origen en una situación identificada?, entiéndase por situación la solución a un problema, la respuesta a una pregunta, la aclaración de una duda.
Al pensar en cómo resolver la pregunta indicada, es necesario hacer un punteo natural sobre la visualización que como individuos usualmente generamos cuando nos encontramos frente a este tipo de momentos:
- Primero, procurar un adecuado entendimiento de la situación identificada. Se sugiere “descomponer la situación en partes”, para de esta forma poder abarcarla con mayor éxito.
Esta descomposición podría incluir considerar ¿Dónde se presentó?, ¿Cómo sucedió?, ¿Desde cuándo se presenta?, ¿Quiénes participan?, ¿Qué resultado generó?
Para un mejor entendimiento del ejercicio sugerido -que se reitera- es natural en nuestro acontecer diario, utilizaremos el siguiente ejemplo: El pago de la mensualidad del crédito bancario no se ejecutó en la fecha de vencimiento, provocando un pago vencido y una comisión por multa.
- Segundo, identificar y obtener la información debida sobre cada parte identificada y asociada con la situación. Por ejemplo, obtener los datos sobre los débitos aplicados durante el mes a la cuenta bancaria para revisarlos, o bien, verificar la vigencia de la autorización para realizar el débito automático con cargo a una cuenta bancaria, e inclusive, confirmar la fecha de cobro y el disponible de fondos en la cuenta para el día de vencimiento del pago.
- Tercero, generar una lista preliminar de posibles razones que pudieron haber motivado, generado o provocado lo sucedido, inclusive puede ser desagregado por partes, derivado de la visualización del primer paso señalado en el punteo.
En la línea del ejemplo mencionado, podría ser ¿Qué no existían los fondos en la cuenta para la fecha de cobro?, o ¿Qué se desactivó el cargo automático para la ejecución del pago?
- Cuarto, -y he de señalar- el paso más importante y fundamental en el ejercicio que venimos proponiendo, es identificar si las posibles causas podrían ser las correctas, o bien, si existe otra causa más “profunda” que no estamos observando, e inclusive que en algunas oportunidades -desde un sentido más filosófico-, que no queremos observar.
En el ejercicio que venimos realizando, podríamos pensar, si el control es del sistema del Banco, o bien, si existe la posibilidad de que lo sucedido tenga su origen en que no disponemos de un control que nos permita verificar que el pago se realice en forma puntual hacia nuestro acreedor bancario.
- Quinto, realizado el ejercicio hasta ahora, que nos lleva a observar con mayor profundidad, deberíamos poder empezar a pensar en posibles formas de resolver la situación, ello a través de las respuestas que vamos obteniendo.
En este punto se debe hacer un énfasis en que las posibles causas, tendrán todas posibles soluciones; no obstante, se debe enfatizar en la solución adecuada, que por lo general para “atacar el origen” debe ser una medida que asegure que el problema no se repita.
Un aspecto relevante de obtener éxito en la identificación de la causa raíz y no simplemente una causa secundaria o indirecta, es tener claro que puede considerarse un “efecto, o un síntoma”, de manera tal que éstos -que usualmente resultan evidentes-, no atienden el objetivo para que lo sucedido no se repita de nuevo.
En este punto en que nos encontramos, con cierto convencimiento sobre los pasos que nos han traído hasta aquí, quizás nos preguntamos:
- ¿Qué sigue?,
- ¿Cómo logramos formalizar el procedimiento referido?, e inclusive
- ¿Cómo lo convertimos en un ejercicio sistémico que nos permita desarrollar con facilitad y rapidez su ejecución?
Sin que pretenda encasillarlo como un ejercicio limitado a las funciones de auditoría, si resulta de interés referir la publicación de la Dra. Ethel Pazos Jiménez, quien en su obra “El Librito Causa-Raíz”2 nos habla de una técnica y de una metodología, la cual denomina “Metodología causa raíz”.
El abordaje de la Dra. Pazos Jiménez, no se aleja de lo que hemos expuesto, contrario a ello, lo compara con el método científico y lo asocia con las dinámicas que aplican los auditores dentro del proceso de evaluación, a efecto de contribuir a obtener explicaciones razonadas para trabajar en acciones que permitan eliminar las desviaciones y agregar valor en los procesos que se evalúan.
Una metodología -cualquiera que sea el campo-, amerita herramientas para ejecutarse.
Distintos autores, entre ellos la Dra. Pazos (2021), sugiere opciones, que no son de su autoría, como: “Los 5 porqués”, el “Análisis del árbol de causas”, o el “Diagrama de Ishikawa”, entre otras diversas técnicas que también sugiere, pueden utilizarse.
Una aplicación sencilla a un problema podría ser emplear la herramienta de los 5 ¿por qué?, la cual fue desarrollada por Sakichi Toyoda.3
Dicha técnica -según diversas fuentes consultadas- fue utilizada en la industria de automóviles, lo cual nos hace pensar que, sea un problema pequeño o de mayor alcance, la aplicación de una metodología puede contribuir con la búsqueda de soluciones. Veamos su aplicación a un problema cotidiano: “El vehículo no arranca”.4
1. ¿Por qué? – La batería está muerta. (Primer ¿por qué?)
2. ¿Por qué? – El alternador no está funcionando. (Segundo ¿por qué?)
3. ¿Por qué? – La correa del alternador se ha roto. (Tercer ¿por qué?
4. ¿Por qué? – La corre del alternador fue mucho más allá de su vida de servicio útil y no se ha sustituido. (Cuarto ¿por qué?)
5. ¿Por qué? – El vehículo no se mantiene de acuerdo con el programa recomendado de servicio. (Quinto ¿por qué)
Es probable que el ejercicio previo, nos lleve a pensar que existe margen para continuar haciendo preguntas, de hecho estamos tentados a cuestionar ¿por qué no existe un adecuado programa de servicio de mantenimiento al vehículo?, sin lugar a duda la consulta procede, y resulta más que razonable.
De esta forma, resulta común en el desempeño de las labores de auditoría, que las causa raíz siempre termine vinculada a un proceso, y su solución -no siempre sencilla- puede requerir un abordaje integral para prevenir que las situaciones identificadas continúen y principalmente, se repitan.
Bajo una óptica muy propia del enfoque de auditoría -pero no exclusivo-, si resulta pertinente señalar que toda situación o problema identificado, tiene un efecto, un impacto, una desviación de tiempo o de recursos, un cargo por multa o por castigo, e inclusive falta de oportunidad y valor.
Este nuevo elemento, no introducido hasta ahora para no generar presión a la fluida comprensión e imaginación del punteo que hemos procurado, y su alineamiento con lo cotidiano y simple de nuestras vidas, sin duda resulta en una justificación más que sensata para animarnos a dedicar tiempo en profundizar hacia las causas y procurar llegar a la “raíz”.
Para finalizar, deseo animarle a retomar la frase atribuida a Kurt Cobain5: “La práctica hace al maestro”, con la motivación de que en cada ejercicio el proceso será más sencillo y agradable, y muy pronto, será parte de su pensamiento de cada día.
CONCLUSIÓN
En términos generales, la propuesta nos lleva a plantearnos las siguientes conclusiones:
1. No existen problemas sencillos o complejos, existen problemas que solucionar
2. Un problema se puede descomponer en partes. Eso puede facilitar su comprensión
3. Todas las situaciones tienen un origen, una causa
4. Lograr identificar el origen o causa “raíz”, nos permite abordarlos de manera más efectiva
5. Para identificar la causa raíz, podemos apoyarnos con metodologías diversas
6. El ejercicio cotidiano de pensar con mayor profundidad sobre los problemas o situaciones de nuestra vida cotidiana (incluyendo el ámbito laboral), puede resultar en beneficios diversos
7. “La práctica hace al maestro”, que eso nos motive a seguir practicando el método que mejor nos haga sentir y que nos aporte los mejores resultados, hasta que no nos demos cuenta de que lo estamos haciendo, sin pensarlo
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1 Artículo 1º-Contenido y ámbito de aplicación. Esta Ley establece los criterios mínimos que deberán observar la Contraloría General de la República y los entes u órganos sujetos a su fiscalización, en el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de sus sistemas de control interno. https://pgrweb.go.cr/scii/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_texto_completo.aspx?nValor1=1&nValor2=49185&nValor3=52569
2 Pazos Jiménez, Ethel. (2021). Causa raíz en auditoria. (1. ed.). Publitex Grupo Editorial, S.A. https://www.iaicr.com/htdocs/wp-content/uploads/2022/09/Librito-causa-raiz.pdf
3 Sachichi Toyoda, fue un inventor e industrial japonés que vivió entre 1867 y 1930. Fundó Toyoda Automatic Loom Works (posteriormente Toyota Industries). https://es.wikipedia.org/wiki/Sakichi_Toyoda.
4 https://es.wikipedia.org/wiki/Los_cinco_%C2%BFPor_qu%C3%A9%3F
5 Kurt Donald Cobain, fue un músico estadounidense que vivió entre 1967 y 1994. Fue el vocalista, guitarrista y principal compositor de la banda Nirvana. http://es.wikipedia.org/wiki/Kurt_Cobain.