Por @Jorge Badilla Diaz
Jefe de Oficina Estrategia y Operatividad Banca de Personas
Desde el año 2015 se presentó la imperiosa necesidad de sustituir nuestro sistema de cajas Finesse, y desde las primeras reuniones con el equipo de Tecnología, el enfoque primario fue buscar la solución para la obsolescencia, pues teníamos claro, desde el punto de vista de riesgo, que ese sería el primer puente por cruzar.
No obstante, se puso sobre la mesa también, el clamor generalizado de los usuarios del sistema quienes un día sí y otro también levantaban la mano solicitando y proponiendo mejoras que les permitiera un servicio al cliente más eficaz por medio de la integración de los distintos aplicativos, sistemas y pantallas en una solución integral.
Durante el primer cuatrimestre del año 2016, se da la aprobación del Proyecto, se inician los estudios de mercado y demás gestiones propias de la contratación. Para finales del 2016 y principios del 2017 el equipo inicia con el barrido de todas las transacciones del Banco considerando que Cajas es el único canal que ofrece todos los servicios.
No es hasta el 22 de marzo del 2018 que se lanza la licitación pública la cual es adjudicada por el Comité Ejecutivo hasta el 2 de octubre del 2018 a la empresa Unisys de Centroamérica.
El Proyecto en sí, consta del sistema de cajas propiamente dicho (transaccional) y el módulo de firmas, cuyas implementaciones se dieron en abril 2019 y febrero 2019 respectivamente. Para el módulo de firmas, la implementación finaliza en noviembre del 2019 y desde esa fecha se encuentran cargando las 36.000 firmas necesarias.
Desde abril del 2019, el equipo del Proyecto debió tocar las puertas de todas las áreas del Banco con el objetivo de detallar con el proveedor las nuevas transacciones a implementar (mapeo de transacciones). Al mismo tiempo y en paralelo, la Gerencia Corporativa de Finanzas inició con su proyecto del “Contabilizador”, mismo que tiene como objetivo centralizar toda la contabilidad del Banco en un solo componente, pues el nuevo sistema de Cajas no realiza contabilidad; lo que significa un cambio radical en la forma de trabajar las transacciones.
Quizás el mayor reto fue lograr el alineamiento de las transacciones del sistema de Cajas con todas las áreas del Banco, razón por la cual tomó más tiempo de lo esperado, por lo cual se debió solicitar una prórroga a la implementación en diciembre del 2020.
En este momento el Equipo del Proyecto se encuentra certificando las transacciones que utilizan más de 110 integraciones en 13 sistemas, la mayoría construidas a solicitud del proyecto y el nuevo flujo contable que realiza la contabilidad en la nube.
Igual de complicado fue gestionar en tiempos de Pandemia la integración del equipo, lo cual amplió la curva de aprendizaje y generó aumento de tiempos de respuesta de los equipos debido a la imposibilidad de estar presencialmente en un solo lugar.
Nuestra Junta Directiva catalogó el Proyecto como uno de los más importantes para la Institución en este momento; los patrocinadores expresaron su asombro por la complejidad del mismo, reacción que compartimos todos los colaboradores que formamos parte del equipo y que desde sus albores jamás imaginamos la enorme diversidad de factores por resolver que nos íbamos a encontrar.
SAWI no solamente es un cambio necesario y urgente, es la respuesta a las necesidades y exigencias del mercado actual, pero, sobre todo, es una herramienta pensada por y para nosotros.