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Las carpetas compartidas son una herramienta clave para la colaboración y el almacenamiento centralizado de información. Para garantizar su correcto funcionamiento, seguridad y orden, es fundamental que los usuarios sigan buenas prácticas.
1. Organización y Estructura de Carpetas
- Mantener una estructura clara y lógica según departamento, proyecto o tipo de información.
- Evitar crear carpetas duplicadas o sin propósito definido.
- Asignar nombres descriptivos a carpetas y archivos (evitar “Documento1”, “Nuevo”, “Copia”).
- No modificar la estructura establecida sin autorización del administrador.
2. Manejo Responsable de la Información
- Guardar únicamente archivos relacionados al trabajo (no almacenar fotos personales, música u otros archivos no laborales).
- Evitar archivos extremadamente pesados si no son necesarios.
- Actualizar y reemplazar documentos en lugar de crear múltiples versiones innecesarias.
- Borrar contenido que ya no sea requerido y que esté autorizado para eliminarse.
3. Seguridad de la Información
- No mover ni copiar archivos críticos sin conocer el impacto en otros departamentos o sistemas.
- Reportar inmediatamente archivos sospechosos o comportamientos inusuales.
4. Uso Adecuado del Espacio
- Evitar guardar versiones internas repetidas (v1, v2, v3, final, final2, final_OK…).
- Las carpetas compartidas son para uso colaborativo entre diferentes personas, con el único fin de servir de apoyo para el día a día, no se debe de almacenar archivos históricos o de respaldo.
5. Comunicación y Reportes
- Informar a TI sobre problemas de acceso, lentitud o errores.
- Solicitar ampliación de permisos únicamente cuando sea necesario.
6. Responsabilidad
- Cada carpeta tiene un dueño asignado, que debe de revisar periódicamente las personas que tienen acceso a la información. En caso de no requerir más la carpeta, hacer la gestión para eliminarla, pero adicionalmente, en caso de requerir respaldos gestionar el 8-AED con gestión de datos.
- Cada usuario es responsable del buen uso de los recursos compartidos. Cumplir estas buenas prácticas garantiza que la información esté segura, accesible y organizada para todos.